دستگاه حضور غیاب مورد نیاز شما کدام است؟

دستگاه حضور غیاب یا ساعت حضور غیاب در سال های اخیر رشد بسیاری داشته است و به طور گسترده ای توسط شرکت های تجاری در زمینه های مختلف استفاده می شود. دستگاه های حضور غیاب با توجه به زمینه کاربردی، انواع مختلفی دارند. به همین دلیل انتخاب مناسب ترین و بهترین نوع دستگاه حضور غیاب برای هر سازمان یک امر ضروری است.

دستگاه حضور غیاب مورد نیاز شما کدام است؟

در صورت نیاز به خرید دستگاه حضور و غیاب برای شرکت، بهتر است ابتدا نیازها و شرایط سازمان یا شرکت خود را در نظر بگیرید،طبق آن دستگاه های موجود در بازار را بررسی کنید و در نهایت دستگاه حضور غیاب مورد نیاز خود را تهیه کنید.

دستگاه های حضور و غیاب از نظر کلی به سه گروه کارتی ، اثر انگشتی و تشخیص چهره تقسیم می شوند. دستگاه های کارتی ساده ترین و ارزان ترین و دستگاه های تشخیص چهره پیچیده ترین و گران ترین دستگاه های حضور و غیاب می باشند. البته نوع ترکیبی این دستگاه ها نیز یافت می شود.

برای انتخاب دستگاه حضور غیاب به دنبال چه چیزی باشیم؟

با توجه به مدل های مختلف سیستم های حضور غیاب در بازار، انتخاب دستگاه مناسب برای یک سازمان کمی دشوار است. هنگامی که شما به دنبال انتخاب یک سیستم حضور غیاب هستید، بهتر است تا به چند نکته اصلی توجه کنید:

-         گزینه های ردیابی زمان انعطاف پذیر: به دنبال سیستمی باشید که اجازه دهد تا کارکنان از راه های متعدد، از جمله کامپیوتر، گوشی هوشمند، تبلت و ... ساعت کاری شان را ثبت کنند.

-         نگه داری دقیق زمان: بهترین سیستم حضور و غیاب اطمینان حاصل می کند تا کارفرمایان حقوق کارکنان خود را برای ساعات کاری واقعی آن ها پرداخت کنند.

-         ثبت تمامی زمان: یک سیستم حضور غیاب مناسب، علاوه بر ثبت زمان ورود و خروج کارکنان، برنامه های روزانه و ماهانه کارمندان و برنامه های سازمان را نیز می تواند مدیریت کند.

-         سازگاری سیستم حضور غیاب با تلفن همراه: از آنجا که بسیاری از کارکنان و مدیران در خارج از دفتر نیز کار می کنند، بهتر است که سیستم حضور غیاب با دستگاه های تلفن همراه سازگار باشد تا مسائل کاری در هر مکانی قابل مدیریت باشند. این راه حل برای کار از راه دور نیز کاربرد دارد.

-         سهولت استفاده: یک سیستم حضور غیاب مناسب، کاربرد آسان و رابط گرافیکی منظمی دارد تا تمامی کاربران بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.

-         گزینه های ادغام: هنگام نصب و راه اندازی سیستم حضور غیاب در یک سازمان ممکن است به سازگاری و حتی ادغام با دیگر برنامه ها و نرم افزارها، از جمله برنامه های منابع انسانی و حقوق و دستمزد، که سازمان در حال حاضر از آن ها استفاده می کند، نیاز باشد.

-         هشدار بلادرنگ: برخی از سیستم های حضور غیاب می توانند هنگام پایان ساعت کاری یا زمان های خاصی به کارمندان هشدار دهند. این قابلیت می تواند در کنترل هزینه های کسب و کار مفید باشد.

قیمت دستگاه حضور و غیاب

قیمت دستگاه حضور و غیاب، اغلب یکی از ویژگی های با اهمیت در انتخاب دستگاه حضور غیاب می باشد. هنگام انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب، قیمت مناسب با توجه به کاربرد و گستردگی شرکت یا سازمان باید مورد توجه قرار گیرد. در گذشته فاصله قیمت دستگاه های حضور و غیاب کارتی با دستگاه های حضور غیاب اثرانگشتی یا تشخیص چهره بسیار زیاد بود ولی امروزه به دلیل ارزان شدن تکنولوژی های جدید، این فاصله بسیار کم شده است.

با این حال، همچنان دستگاه های حضور غیاب کارتی قیمت پایین تری دارند و می توانند انتخاب مناسبی برای شرکت هایی باشند که تمایل به پرداخت هزینه کمتری جهت خرید دستگاه حضور غیاب دارند. برندهای متفاوتی از دستگاه حضور غیاب در بازار ایران موجود می باشد، که بر قیمت دستگاه حضور غیاب تاثیر می گذارند از جمله این برندها : دستگاه حضور غیاب Virdi  ، Nitgen  ، ZKteco ، Pegasus ، Supremaو... می باشند.

علاوه بر برند دستگاه حضور غیاب، ماژول های موجود در دستگاه حضور غیاب نیز بر قیمت تاثیر می گذارند. ماژول بی سیم، ماژول اکسس کنترل، دوربین داخلی، صفحه لمسی و.... نمونه هایی از ماژول های به کار رفته در دستگاه های حضور غیاب می باشند.

هم چنین پورت های خروجی مانند USB ، RS232، Wiegand  و TCP/IP  ،  روش های شناسایی از قبیل اثر انگشت، تشخیص چهره، کارت و رمز، نرم افزار داخلی دستگاه حضور غیاب، گارانتی و خدمات پس از فروش نیز بر قیمت دستگاه حضور غیاب تاثیر می گذارند.

ظرفیت و سرعت دستگاه حضور و غیاب

ظرفیت دستگاه های حضور غياب در ذخیره تعداد ترددها محدوديت دارند. اگر تعداد كارمندان سازمان یا شرکت زياد است، بايد دستگاهی را انتخاب نماييد كه حافظه ذخيره سازی اطلاعات ترددها و پرسنل آن بالا باشد.

به عنوان مثال، اگر شما 1000 كارمند در سازمان شما مشغول كار باشند و بطور متوسط هر كارمند در روز 5 بار تردد ثبت كند، در روز 5000 تراكنش ثبت خواهد شد. در صورتي كه دستگاهی با حافظه ذخيره سازی 50000 تراكنش تهيه كنيد، دستگاه تنها قابليت ذخيره سازی اطلاعات را تا 10 روز خواهد داشت.

اگر تعداد پرسنلی كه در يك زمان اقدام به ثبت تردد کنند زياد باشد، به دستگاهی نياز داريد كه سرعت شناسايی آن بالا باشد. بعضی از دستگاه های بيولوژيكی چندين ثانيه زمان برای فرآيند تشخيص اثر انگشت نياز دارند، كه اين زمان منجر به ايجاد صف های طولانی كارمندانی كه قصد ورود به شركت را دارند، می شود.