راهنمای نصب دستگاه حضور غیاب

در سال های اخیر بیشتر سازمان های مختلف به نوعی از دستگاه حضور غیاب یا ساعت حضور غیاب برای بررسی و ثبت زمان شروع و پایان ساعات کاری کارمندان استفاده می کنند. علاوه بر پیگیری زمان فعالیت کارمندان در محل کار، سوابق کاری دقیق، زمان تعطیلات و مرخصی، زمان اضافه کاری و .... را می توان ثبت کرد و در صورت لزوم ساعات کاری را برای اطمینان از انطباق با قوانین کار و الزامات اتحادیه سنجید.

مشاهده و ثبت زمان فعالیت کارکنان به صورت خودکار، یک راه حل ایده آل برای هر کسب و کاری می باشد. شما نیز می توانید با انتخاب دستگاه حضور غیاب مناسب و نصب و راه اندازی آن، از مزایای این سیستم در سازمان خود بهره گیرید.


برای شروع کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش بهره وری سازمان خود آماده اید؟ راهنمای نصب دستگاه حضور غیاب که در این مطلب ذکر می شود، گامی برای پیشرفت به سمت این اهداف می باشد.

نصب و راه اندازی دستگاه حضور غیاب، به ویژه هنگامی که نیاز به قرار دادن اطلاعات سازمان و کارمندان در نرم افزار وجود داشته باشد، مقداری زمان می برد. اما با توجه به مزایایی که در پی دارد، این زمان و هزینه اولیه به صرفه می باشد.

مراحل مورد نیاز برای نصب و راه اندازی دستگاه حضور غیاب

مراحل مورد نیاز برای نصب و راه اندازی دستگاه حضور غیاب عبارتند از:

-         راه اندازی اولیه نرم افزار

-         ایجاد یک فایل اکسل برای اطلاعات کارکنان

-         وارد کردن اطلاعات مربوط به کارکنان

-         ایجاد تنظیمات شیفت

-         پردازش، تجزیه و تحلیل داده ها

که در ادامه توضیح هر یک از این مراحل را مشاهده می کنید.  

راه اندازی نرم افزار حضور غیاب

نصب و راه اندازی نرم افزارهای دستگاه حضور غیاب بر روی کامپیوتر نسبتا آسان است. ابتدا سی دی مربوطه را در کامپیوتر قرار دهید و سپس مراحل نصب و راه اندازی استاندارد را دنبال کنید. در این مرحله آیکون برنامه روی دسکتاپ اضافه می شود.

مرحله بعد ورود اطلاعات لازم در مورد شرکت ها و ادارات در نرم افزار حضور غیاب می باشد. این یک گام حیاتی است که بدون آن، نرم افزار به درستی کار نمی کنند. هنگامی پر کردن بخش های اطلاعات شرکت، اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات لازم، به درستی وارد شوند.

برای راه اندازی برنامه، شما حداقل به یک بخش نیاز دارید اما افزایش تعداد بخش ها و گروه ها نیز به آسانی قابل انجام است. هنگام ایجاد یک بخش اطلاعات لازم از جمله نام بخش، نام مدیر بخش و ... را وارد کنید. پس از تکمیل این مرحله، به وارد کردن اطلاعات کارکنان می پردازیم.

ایجاد فایل اکسل اطلاعات کارکنان

ایجاد فایل ها اکسل اطلاعات کارکنان برای این است که اضافه کردن و حذف اطلاعات کارکنان آسان تر صورت گیرد و نیاز به عمیلت کمتری باشد. در فایل اکسل اطلاعات کارکنان، باید سطرها و ستون های مورد نیاز را وارد کنید تا استفاده از نرم افزار به درستی صورت گیرد.

وارد کردن اطلاعات مربوط به کارکنان

در سیستم حضور غیاب اثر انگشتی پس از وارد کردن نام و اطلاعات کارکنان، اثر انگشت اختصاصی را نیز وارد کنید. پس از تکمیل مشخصات و تنظیمات مربوط، اطلاعات وارد نرم افزار می شود.

در بخش اطلاعات کارکنان، اضافه کردن اطلاعات اضافی در مورد کارکنان نیز قابل انجام است.

ایجاد تنظیمات شیفت

ایجاد تنظیمات شیفت به راحتی قابل انجام می باشد و می توانید در منوی تنظیمات حضور و غیاب تغییرات لازم را صورت دهید.

در نرم افزار مربوط به سازمان، بخش و کارمندان مورد نظر را انتخاب کنید. سپس ساعت ورود و خروج، ساعات کاری، زمان استراحت، اضافه کاری و ... را تنظیم کنید تا شیفت دستگاه حضور و غیاب طبق این اطلاعات تنظیم گردد. ازین مرحله به بعد نرم افزار زمان های لازم را بررسی و ثبت می کند.

نحوه تعریف شیفت و گروه های کاری به این صورت می باشد، مثلا ما دو شیفت تعریف نموده ایم که شامل شیفت اداری و شیفت شب کار می باشد. شیفت اداری در این مثال از ساعت 07:00 شروع می شود و ساعت 17:00 به پایان می رسد که برای شنبه تا چهارشنبه تعریف شده است و شیفت شب کار  از ساعت 19:00 عصر تا فردا صبح ساعت 07:00 تنظیم شده است که باید برای تعریف این نوع شیفت ها که ساعت پایان در روز بعد می باشد یک علامت + در کنار ساعت پایان شیفت قرار دهیم.

در یک شیفت می توان ساعت استراحت مثلا برای ناهار و نماز در نظر گرفت.  به این صورت می توانیم ساعات کاری سازمان را تنظیم کنیم تا دستگاه حضور و غیاب طبق آن عمل کند. یک شیفت و گروه کاری می تواند برای تمامی سازمان باشد و یا می تواند برای یه عده از پرسنل خاص باشد و یا حتی فقط به یک نفر اختصاص داده شود.

پردازش، تجزیه و تحلیل داده ها برای دستگاه حضور غیاب

پردازش، تجزیه و تحلیل داده ها برای دستگاه حضور غیاب، اغلب در منو اصلی نرم افزار وجود دارد. با انتخاب گزینه پردازش، تجزیه و تحلیل داده ها، شما قادر به بازیابی و تجزیه و تحلیل سوابق حضور غیاب از هر بخش سازمان و در هر زمانی خواهید بود.

در این قسمت مشاهده سوابق کارکنان در هر بخش به همراه جزئیات در دسترس می باشد. همچنین قابلیت مشاهده گزارش روزانه و گزارش های ماهانه در نرم افزارهای حضور غیاب وجود دارد.

تجزیه و تحلیل سوابق حضور غیاب برای یک بخش، یک فرد یا کل سازمان قابل مشاهده است.

هم چنین برای خروجی گرفتن از نتایج در یک فایل اکسل، تنها کافی است در منوی مربوط، روی گزینه خروجی کلیک شود.

با طی کردن مراحل گفته شده نصب و راه اندازی سیستم حضور غیاب کامل می شود و دستگاه حضور غیاب آماده استفاده در سازمان می باشد.