8 مزیت نرم افزار حضور و غیاب!

نرم افزار حضور و غیاب به شکل‌های مختلفی می‌تواند بازدهی کارکنان یک شرکت را افزایش دهد و درنهایت به افزایش کسب درآمد آن منجر شود. در جستجو برای افزایش درآمد، شرکت‌ها و سازمان‌ها باید موارد مختلفی از جمله کنترل کارکنان خود را به شکل عالی انجام دهند. بر اساس یک نظرسنجی در مورد کسب‌وکارهای کوچک، تنها 20 درصد از این مشاغل در سال جاری بر روی ابزارهای لازم برای بهره‌وری کارکنان سرمایه‌گذاری کرده‌اند. این ابزارها می‌توانند شامل استراتژی‌های مختلفی شوند که نرم افزار حضور و غیاب یکی از این موارد است.
بر اساس یک نظرسنجی در کسب‌وکارهای کوچک که توسط موسسه بین‌المللی کسلر صورت گرفته است، به طرز باورنکردنی 80 درصد از کارکنان این مشاغل از زمان کاری خود فرار می‌کنند و بازدهی مناسبی در محیط کاری خود ندارند. بااین‌حال، تحول در تکنولوژی منجر به انقلاب بزرگی در کنترل کارکنان مشاغل و شرکت‌های مختلف شده است امکان ردیابی کارکنان فراهم شده است. سیستم‌های حضور و غیاب قدیمی مبتنی بر استفاده از کارت شناسایی و ورق‌های کاغذی بودند که منجر به هدر رفتن صدها ساعت وقت و هزاران دلار هزینه در سال می‌شد. اما با ظهور،نرم افزار حضور و غیاب این پدیده رنگ و شکل دیگری به خود گرفت و بازدهی کلی شرکت‌ها افزایش یافت.
نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند با مزایای بسیاری همراه باشید، که ما در این مطلب به 8 مورد برجسته آنها را ذکر خواهیم کرد. این مزایا می‌توانند به شکل مختلف بر بازدهی کاری و بالا رفتن درآمد شرکت‌ها تأثیرگذار باشند که در ادامه آنها را ذکر خواهیم کرد. پس با همراه باشید!

* مزایای نرم افزار حضور و غیاب

1. صرف زمان کم به هنگام پرداخت دستمزدها

اساسی‌ترین مزیت نرم افزار حضور و غیاب برای کسب‌وکار این است که به هنگام پرداخت دستمزدها، زمان کمتری از کارکنان و کارفرما هدر می‌رود و این زمان می‌تواند درنهایت به زمان کار روزانه، هفتگی و ماهانه آنها اضافه شود و بازدهی کاری شرکت افزایش یابد. با ارتقاء سیستم‌های حضور و غیاب قدیمی و کاغذی به نرم افزار حضور و غیاب، مدت‌زمان هدر رفته به هنگام پرداخت دستمزدها تقریباً تا حدود 70 درصد کاهش می‌یابد. کارکنان نیز به جای صرف کردن وقت خود برای محاسبه و دریافت دستمزد، با تمرکز بیشتر به کار خود مشغول می‌شوند و از هدر رفتن سرمایه شرکت جلوگیری می‌کنند.

2. جلوگیری از کاهش وقت کاری به بهانه صحبت و معاشرت با بقیه

کاهش وقت کاری کارکنان یک شرکت می‌تواند دلایلی غیر از مورد فوق داشته باشد. در بیشتر شرکت‌ها صرف زمان برای خوردن نهار یا صحبت با یکی از همکاران می‌تواند به هدر رفتن وقت آنها شود. انجمن حقوق و دستمزد آمریکا تخمین زده است که بیش از 75 درصد از کارکنان بخشی از زمان کاری خود را به مواردی مانند صحبت با دوستان یا خوردن نهار یا میان وعده اختصاص می‌دهند. نرم افزار حضور و غیاب ضمن کنترل این موارد، کلیه زمان تلف شده را محاسبه می‌کند و در برنامه انتهایی پرداخت دستمزدها می‌آورد.

3. پیشگیری از خطاهای انسانی در کتابفروشی‌ها

هیچ‌کس کامل نیست، حتی اگر آنها ماشین حساب، کامپیوتر یا ماشین حساب محاسباتی داشته باشند. حتی دقیق‌ترین تایپیست‌ها نیز ممکن است که در هر 300 ضربه‌ای که به صفحه کلید وارد می‌کنند دچار خطا و اشتباه شوند. یک رقم در هر محاسبه ممکن است به اشتباهات حسابداری منجر شود که یا باید اصلاح شود یا مشکلات بسیار بزرگی ایجاد می‌کند. باقی ماندن این خطاها می‌تواند به تحولات منفی در یک کسب‌وکار منجر شود.
خطای انسانی به همین شیوه می‌تواند روند حضور و غیاب را با مشکل مواجه کند و زمان دقیق تردد افراد ثبت نشود. با وجود خطاهای انسانی، بسیاری از سیستم‌های ثبت دستی حضور و غیاب به صورت رفاقتی دچار مشکل می‌شوند و این موضوع در کتابخانه‌ها می‌تواند وسیع‌تر باشد. مواردی از قبیل تعویق در حضور، زمان نهار و سایر موارد نادیده گرفته شده باعث می‌شود که زمان کاری کارکنان کاهش یابد و در بلندمدت بازدهی کاری شرکت افت کند. نرم افزار حضور و غیاب به شکلی طراحی شده است که امکان تغییر و دست بردن در آن وجود ندارد و تنها مدیران رده بالا می‌توانند این اطلاعات را داشته باشند.

4. مطلع کردن کارکنان از وضعیت خود

یکی از سؤالات بسیار رایجی که در طول سال از بخش نیروی انسانی شرکت‌ها پرسیده می‌شود این است که چه زمانی از مرخصی من باقیمانده است؟ آیا زمان اضافه کاری من ثبت شده است. بجای صرف زمان و بررسی پرونده‌های مختلف، نرم افزار حضور و غیاب این امکان را به کارکنان می‌دهد که از وضعیت مرخصی و ساعت کاری خود مطلع باشند و اختلاف زمان کاری و زمان مرخصی خود را داشته باشند. نکته جالب اینکه کارکنان می‌توانند در هر زمان دلخواه به این اطلاعات دسترسی داشته باشند. اما این ظرفیت  نرم افزار حضور و غیاب  مدیران را راحتتر کرده است و مدیر هر بخش می‌تواند برنامه روزانه و حتی ماهانه خود را بر روی حافظه این نرم افزار قرار دهد. بنابراین کارکنان می‌توانند به راحتی و تنها با کمک اسکن کارت شناسایی خود، این اطلاعات را کسب کنند و نحوه کار خود را داشته باشند. این مورد نه تنها مسیر حرکت کارکنان را مشخص می‌کند، بلکه از تلف شدن وقت آنها و مدیران مربوط جلوگیری می‌کند.

5. جلوگیری از صرف زمان و منابعی مانند کاغذ

صرفاً مرتب کردن، سازماندهی و پردازش پرونده‌ها می‌تواند وقت گیر باشد. علاوه براین هنگام استفاده از سیستم‌های قدیمی‌تر هزینه خرید اقلام مورد نیاز برای ثبت دستی زمان حضور و غیاب    مانند کاغذ، خودکار و مداد، جوهر و تونر باید پرداخت شود. هنگام استفاده از نرم افزار حضور و غیاب از صرف شدن این هزینه‌های مادی و معنوی جلوگیری می‌شود و مدیران برنامه‌ریزی بهتری برای هزینه‌های خود خواهند داشت.

6. حرکت در مسیر قانونی

قوانین کار دولتی و فدرالی با هم متفاوت هستند و همه آنها بر مبنای اصولی مانند پرداخت‌های قانون کار، پرداخت اضافه کاری و بیمه استوار شده‌اند. بنابراین زمانی که از نرم افزار حضور و غیاب به طور صحیح استفاده می‌شود، بدین معنی است که نهادهای قانونی نیز می‌توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند. به جای اینکه خود را وارد دعواهای حقوقی و قانون کار کنید، تنها با انتخاب نرم افزار حضور و غیاب این آمارها را به صورت دقیق ثبت کنید و به عنوان مدرک به نیروهای اداره کار ارائه دهید. خوشبختانه اداره کار و حتی بیمه با این نرم افزار مشکلی ندارند و نتایج آن را قبول دارند؛ این می‌تواند مزیت بزرگی برای شما محسوب شود.

7. استفاده از سیستمی که همزمان با کسب‌وکار شما رشد می‌کند

سیستم‌های حضور و غیاب بر پایه کاغذ برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و غیررسمی می‌تواند پاسخگو باشد، اما اگر یک کسب‌وکار به رشد خود ادامه دهد و توسعه یابد امکان استفاده از این سیستم سنتی وجود ندارد. اگر انتظار دارید که کسب‌وکارتان رشد کند و تاکنون انتخاب خاصی برای سیستم حضور و غیاب آن انجام نداده‌اید، باید توجه داشته باشید که شما به برنامه‌ای نیاز خواهید داشت که همزمان با رشد کسب‌وکار، به رشد خود ادامه دهد. نرم افزار  حضور و غیاب    می‌تواند بهترین گزینه برای این مسئله باشد. این نرم افزارهای بر اساس سیستم‌های پیشرفته طراحی شده‌اند و می‌توانند تعداد افراد بیشتری را تحت پوشش قرار دهند. باوجوداینکه نرم افزار حضور و غیاب به‌خوبی رشد کرده است، اما هنوز هم می‌تواند به رشد خود ادامه دهد و فضای مناسبی برای صاحبین مشاغل بزرگ ایجاد کند.

8. ایجاد یک پایگاه داده مرکزی که می‌تواند از طریق شرکت در دسترس کارکنان قرار گیرد.

تمام کسانی که از نرم افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنند، زمان ورود و خروج، ساعات کاری و اضافه کاری، روزهای مرخصی و حقوق و دستمزد را در حافظه سیستم خواهند داشت. بنابراین، به همین سادگی یک پایگاه داده مرکزی برای آنها ایجاد می‌شود که در بخش‌های مختلف قابل استفاده است و حتی برای مبادی قانونی نیز قابل استناد است.
معایب استفاده از روش‌های سنتی و زمان‌گیر بسیار زیاد است و می‌تواند وقت و پول شما و کارکنانتان را هدر دهد. از طرفی این شیوه‌ها از لحاظ قانونی وجاهت ندارند و ممکن است برای شما مشکل‌ساز باشند. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب نه تنها در زمان و هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند، بلکه زمان تلف شده توسط کارکنان و بخش نیروی انسانی را نیز کاهش می‌دهد.
اگر قصد خرید و استفاده از نرم افزار حضور و غیاب را دارید، می‌توانید با فرزان کارت آسیا  در تماس باشید، یا مطلب چگونه یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب انتخاب کنیم  را بخوانید و از آخرین تغییرات قیمتی و خصوصیات نرم افزار مطلع شوید.