سیستم حضور و غیاب؛ یک مزیت بزرگ برای تمامی کسب و کارها

سیستم حضور و غیاب؛ یک مزیت بزرگ برای تمامی کسب و کارها

سیستم حضور و غیاب، به صدها ساعت کارکرد بیشتر در هر سال منجر می شود.

 سیستم حضور و غیاب یک سیستم مناسب برای افزایش و پیگیری عملکرد و کارایی کارمندان به حساب می آید. اغلب شرکت ها، چه کوچک چه بزرگ، در جستجو برای افزایش درآمد، و در نتیجه، رشد و زنده نگهداشتن کسب و کار خود، به جای نگاه به سمت داخل، نگاه به بیرون دارند. بر اساس یک نظرسنجی در حوزه کسب و کار های کوچک، تنها 20 درصد از آنها از سیستم ها، روش ها و ابزار بهبود بهره وری کارکنان استفاده می کنند. اکثر آنها از سیستم حضور و غیاب استفاده نمی کنند و یا به طور ناقص استفاده می کنند.

* سیستم حضور و غیاب برای جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی کارمندان

با توجه به بررسی های صورت گرفته توسط کارشناسان حوزه خدمات کارکنان، مشخص شده است که میزان سوءاستفاده ها در نبود سیستم های حضور و غیاب باور نکردنی است. این میزان برابر با 80 درصد است، یعنی از هر 10 کارمند، 8 کارمند به نحوی از نبود نظارت دقیق سوءاستفاده می کنند. اما اکنون این امکان برای مدیران کسب و کار های بزرگ و کوچک ایجاد شده تا بتوانند با استفاده از فناوری به این مشکل غلبه کنند. ساعت حضور و غیاب وسیستم حضور و غیاب، به صدها ساعت کارکرد بیشتر در هر سال منجر می شود.

* مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب

مزایای استفاده از یک سیستم  حضور و غیاب  بسیار است، در این مقاله به چند مورد مهم اشاره خواهیم کرد.

* سیستم حضور و غیاب و صرف زمان کمتر برای کارمندان منابع انسانی و حسابداری

یکی از بزرگ ترین مزیت های سیستم های حضور و غیاب برای کسب و کار شما این است که کارمندان منابع انسانی زمان کمتری را برای ردیابی، ضبط و پردازش زمان ورود و خروج و مرخصی کارکنان به صورت روزانه سپری خواهند کرد. با به روز رسانی دائمی سیستم، محاسبه حقوق و دستمزد در هر ماه تا 70 درصد سریع تر انجام می شود، در نتیجه واحد حسابداری زمان کمتری در این زمینه صرف خواهد کرد. آزاد شدن وقت کارکنان یعنی رسیدگی به کارهای دیگر و در نتیجه بالا رفتن بهره زمانی حضور آنها.

* سیستم حضور و غیاب از هماهنگی های ورود و خروج کارکنان جلوگیری می کند

هنگامی که سیستم حضور و غیاب برای رفت و آمد کارمندان نصب می شود، به دلیل آنکه شخص باید حضور داشته باشد و ثبت به صورت دستی نیست، دیگر امکان هماهنگی با فرد ثبت کننده و همچنین به جای شخص دیگر ساعت زدن تقریبا غیر ممکن می شود. با این کار کارمندان موظف می شوند که به موقع سر کار حاضر شده و به موقع محل کار را ترک کنند. در نتیجه عملکرد آنها بهتر می شود و دیگر وقت دزدی اتفاق نمی افتد.

* سیستم حضور و غیاب و جلوگیری از خطای انسانی

با تهیه سیستم حضور و غیاب از دو خطای انسانی جلوگیری می شود. اول، دیگر ثبت به صورت دستی نیست و امکان خطاب شخص ثبت کننده وجود نخواهد داشت. دوم، در قسمت حسابداری محاسبات اتوماتیک انجام شده و خطای انسانی کمتر می شود.

* سیستم حضور و غیاب، کارمندان منظم را معرفی می کند

با داشتن یک سیستم   حضور و غیاب  دقیق که امکان سوءاستفاده از آن وجود نداشته باشد، به خوبی کارمندان منظم شناسایی می شوند. این کار برای انجام تشویق و تنبیه های کاری بسیار مفید است. حتی کارمندان بی نظم تر شناسایی شده و در صورت لزوم با آنها می توان برخورد جدی کرد.

* سیستم حضور و غیاب و صرفه جویی در ملزومات و کارهای اداری

مزیت استفاده از سیستم های الکترونیکی این است که دیگر به هیچ کاغذ، خودکار، تونر پرینتر، بایگانی و از این قبیل موارد نیاز نیست. حجم زیادی از مکان های اداری به بایگانی ها اختصاص می یابد، اگرچه سیستم های حضور و غیاب حجم کوچکی از این بایگانی ها را از بین می برند، اما به مرور زمان می توانید از این الگو برای کار های دیگر استفاده کنید.

* سیستم حضور و غیاب و آموزش قانون مندی

با استفاده از این سیستم ها به کارمندان آموزش قانون مندی و وقت شناسی می دهید. مشخص می کنید که نظم دارای اهمیت است و کار کردن طبق یک روال اداری برای شرکت و سازمان بسیار مهم است.

* سیستم حضور و غیاب و شفافیت در کار

هنگامی که از سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر وب استفاده می کنید، و هر کارمند مجوز دسترسی به صفحه اختصاصی خود را دارد، دیگر چیز پنهان و پشت پرده ای باقی نمی ماند. کارمندان می توانند ساعات ورود و خروج و همچنین مرخصی های خود را ببینند. این کار سبب می شود وقت کارمندان منابع انسانی با جر و بحث های مختلف با کارمندان هدر نرود. حتی برخی از افراد پس از دریافت فیش حقوق و مشاهده کسری به سراغ کارمندان حسابداری رفته و با آنها نیز جر و بحث می کنند. بنابراین بهترین کار در دسترس قرار دادن اطلاعات به صورت شفاف است تا از هر گونه حرف و حدیث جلوگیری شود.

در این مقاله برخی از مزایایسیستم حضور و غیاب را معرفی کردیم. به شما توصیه می کنیم در صورتی که هنوز از این سیستم ها تهیه نکردید با مشورت با یک شرکت معتبر این کار را انجام دهید.
مشاوره و سفارشات

 


نظرات بینندگان

هنوز نظری ثبت نگردیده است. شما اولین نفری باشید که نظر می دهید

ضمن تشکر از شما، نظر شما با موفقیت ثبت شد. بعد از تایید همکاران نظر شما قابل مشاهده خواهد بود.
ارسال پیام شما با مشکلی مواجه شده است، لطفا بعدا تلاش نمایید