ویژگی ها و مزایای دستگاه حضور و غیاب

 دستگاه حضور و غیاب اجازه می دهد تا کارکنان هنگام رفت و آمد به داخل شرکت از ثبت الکترونیکی، کامپیوتر های متصل به اینترنت، دستگاه های تلفن همراه برای ثبت ورود و خروج استفاده کنند. این دستگاه ها امکان برقراری ارتباط میان ترمینال دستگاه حضور و غیاب و کامپیوتر ها را میسر می کنند. این ارتباط دارای مزایای بسیاری از جمله گزارش گیری دائمی و سریع را موجب می شود.

* ویژگی های دستگاه حضور و غیاب

   دستگاه حضور و غیاب  ویژگی ها و کاربرد های زیادی دارد که در زیر به برخی از آنها اشاره می کنیم:

1. داده ها از طریق ترمینال و بلافاصله به نرم افزار مرتبط با آن منتقل می شود. این داده ها از طریق نرم افزار می توانند به صورت یکپارچه به سیستم های حقوق و دستمزد مرتبط شده و به صورت اتوماتیک به آنها منتقل شوند.

2. در صورت ایجاد امکانات و شرایط لازم، می توان کارکنان را از طریق تلفن همراه آنها نظارت کرد و منطقه و محدوده جغرافیایی آنها را مشخص کرد.

3. اطلاعات و گزارش گیری آن به صورت آنلاین و زمان واقعی می باشد. در نتیجه بلافاصله مشخص می گردد چه شخصی در سازمان حضور دارد یا ندارد.

4. مدیریت پرداخت بر اساس زمان کارکرد.

5. ایجاد برنامه زمانبندی برای کارمندان و ارسال آن به گوشی های هوشمند آنها.

6.دستگاه حضور و غیاب دارای ویژگی ای است که می تواند مانند یک نرم افزار زمانبندی کار کند. با استفاده از آن کارمندان می توانند به راحتی ساعت های کاری و وظایف خود را تعریف کنند.

7. با استفاده از آن کارمندان می توانند ساعات عدم حضور در کار، یا ساعات ناهار یا ساعتی که در جلسه هستند را اعلام کنند، تا کسانی که اجازه دارند از آن با خبر شوند.

8. با استفاده از آن کارمندان می توانند در صورتی که در ساعات غیر کاری مشغول انجام وظیفه هستند، آن ساعات را با شرح فعالیت در سیستم وارد کنند تا پس از تایید به صورت خودکار به سیستم حقوق و دستمزد منتقل شود.

9. دستگاه حضور و غیاب، یک سیستمی است که امکان دسترسی به امکانات مختلف دستگاه را با مجوز های دسترسی گوناگون فراهم می کند.

10. دستگاه های حضور و غیاب کمتر دچار اختلال و خرابی می شوند در نتیجه شما با پرداخت هزینه اندکی می توانید بهترین پشتیبانی ها را از شرکت ارائه دهنده خدمات دریافت کنید.

* بررسی و نگاه کلی به دستگاه حضور و غیاب

بزرگترین مزیتسیستم حضور و غیاب دیجیتال این است که وارد کردن اطلاعات به صورت دستی را از بین می برد. ورود دستی اطلاعات موجب اتلاف وقت کارمندان واحد اداری می شود. همچنین امکان خطا در ورود وجود دارد، در نتیجه برای جلوگیری از رخ دادن خطا، چک کردن چندین باره اطلاعات موجب هدر رفتن وقت کارمندان می شود. مزیت دیگر استفاده از   سیستم حضور و غیاب ، یکپارچگی آنها با سیستم های حقوق و دستمزد است. در شرکت های بزرگ و سنتی 5 روز پایانی یکی از افراد حسابداری به کارکرد و محاسبه ساعت ها کاری و غیر کاری پرسنل می گذرد. با استفاده از سیستم های یکپارچه این وضعیت به صورت خودکار انجام می شود. یکی دیگر از مزیت های آن امکان ایجاد برنامه زمانبندی است (البته بسیاری از سیستم های دیگر مانند CRM نیز این قابلیت ار دارند).

از طرف دیگر، بزرگترین نقطه ضعف این سیستم ها در زمانی است که فرد در ورود اطلاعات دچار خطا می شود. مثلا در هنگام ورود فراموش می کند اعلام ورود کرده یا اثر انگشت خود را ثبت کند. مشکل دیگر، که البته مربوط به این سیستم ها نمی باشد، آموزش پرسنل است. معمولا افرادی در سازمان وجود دارند که با این سیستم ها دچار مشکل شده و نظم سیستم های یکپارچه را به هم می زنند.

* مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب

1. یکپارچه سازی سیستم های مختلف

2. راحتی افراد در ثبت زمان ورود و خروج از سازمان با کارت شناسایی و یا اثر انگشت

3. از بین رفتن اختلاف هایی که بر اثر ثبت دستی ورود و خروج ایجاد می شود (بین فرد ثبت کننده و پرسنل)

4. جلوگیری از سو استفاده کارمندان در ثبت غیر قانونی ورود و خروج از شرکت و یا هماهنگی کردن با فرد ثبت کننده اطلاعات

5. گزارش گیری در زمان واقعی، سریع و بدون خطا

6. جلوگیری از سو استفاده مدیران رده بالای سازمان در ورود و خروج. اغلب به دلیل ترس کارمندان از مدیران ارشد، ثبت اطلاعات آنها با دستور آنها تغییر می کند

7. امکان نصب دوربین جهت ثبت تردد

8. برخی از دستگاه های حضور و غیاب دارای قابلیت کار کردن در هنگام قطع برق می باشند

9. قابلیت شبکه شدن

10. برخی از انواع پیشرفتهدستگاه حضور و غیاب امکان استفاده در محیط های مرطوب و گرم، بدون اثر گذاری در کارکرد آنها را دارند

11. امکان استفاده از سیستم صوتی برای اعلام هشدار یا تشکر در زمان ثبت ورود شخص مورد نظر

12. برخی از دستگاه ها دارای بلوتوث می باشند

13. قابلیت اتصال با گوشی های هوشمند با استفاده از نرم افزار های مربوطه

14. در صورتی که از فناوری بیومتریک در دستگاه استفاده شود، امکان تشخیص اثر انگشت اصلی از جعلی وجود دارد