روش های ثبت ساعت حضور و غیاب در دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب یک ترمینال است که افراد با استفاده از آن ورود و خروج خود را ثبت می کنند. به طور کلی دستگاه حضور و غیاب معمولا در دفاتر کار، شرکت ها و سازمان ها به منظور کنترل تردد کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد. با جرات می توان گفت که تمامی سازمان هایی که بالای 10 نفر کارمند دارند از سیستم ها و دستگاه های حضور و غیاب استفاده می کنند. این سیستم ها و دستگاه ها مزایای زیادی به همراه خود دارند که موجب شده است یکی از وسایل پایه ای در هر شرکتی باشند. همچنین استفاده از دستگاه حضور و غیاب جهت ثبت ورود و خرج کارمندان موجب می شود کارمندان واحد اداری و حسابداری وقت کمتری برای امور کارکرد و حقوق و دستمزد پرسنل صرف کنند.

* انواع مختلف روش های ثبت ورود و خروج در دستگاه حضور و غیاب

روش های ثبت ورود و یا خروج از شرکت با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب معمولا در چندین دسته جای می گیرد. این روش ها به قرار زیر می باشند:

دستگاه حضور و غیاب با کارت خوان

دستگاه حضور و غیاب با اثر انگشت

دستگاه حضور و غیاب با تشخیص چهره

دستگاه حضور و غیاب با ترکیبی از روش های فوق

مواد عنوان شده در بالا به عنوان اصلی ترین روش های شناخته شده به حساب می آیند که می توان گفت اکثر قریب به اتفاق دستگاه های حضور و غیاب از این روش ها استفاده می کنند. انتخاب نوع دستگاه حضور و غیاب بستگی به سلیقه مدیران شرکت ها دارد. هر یک از این موارد می توانند اهداف به کار گیری سیستم ها و دستگاه های حضور و غیاب را تامین کنند، اهدافی مانند ایجاد نظم در ورود و خروج افراد،شناسایی کارمندان نا منظم   و راحتی در محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد پرسنل و غیره.

در ادامه هر کدام از این روش های اشاره شده در بالا را توضیح می دهیم.

* دستگاه حضور و غیاب همراه با کارت خوان

اولین و اصلی ترین روش به کار گرفته شده در دستگاه های حضور و غیاب، استفاده از سیستم کارت خوان برای ثبت ورود و خروج از شرکت است. این روش یکی از ساده ترین روش ها برای کنترل تردد کارمندان می باشد.

* زیر سیستم های دستگاه حضور و غیاب همراه با کارت خوان

سیستم کارت خوان می تواند به دو روش زیر کار کند:

کارت خوان با استفاده از بارکد کارت

کارت خوان با استفاده از نوار مغناطیسی کارت

در روش نوار مغناطیسی نیاز به یک ترمینال برای کشیدن کارت است. این روش کمی نسبت به روش دیگر سرعت عمل کمتری دارد. در این روش شخص هنگام ورود و یا خروج کارت شناسایی    خود را در دستگاه کشیده و ساعت می زند.

روش بارکد دارای سرعت عمل بالاتری است. در این روش، دستگاه  حضور و غیاب، بارکد کارت را به صورت اتومات می خواند. فقط کافی است کمی نزدیک دستگاه شوید تا بارکد کارت را بخواند. این روش بسیار بهتر از روش کارت کشیدن می باشد.

یکی از معایب کلی سیستم کارت خوان این است که به افراد کاری ندارد و دارنده کارت (هر کسی که باشد) می تواند با استفاده از کارت ساعت بزند. بنابراین شاید برای شرکت هایی که کنترل تردد از درجه امنیت بالاتری  برخورد دار است، ‌این روش، روش مناسبی نباشد. اما برای اکثر سازمان ها و شرکت ها، روش کارت خوان ساده و با صرفه است. چرا که افراد به سرعت کار کردن با آن را یاد می گیرند.

 *دستگاه حضور و غیاب همراه با تشخیص اثر انگشت

یکی از بهترین روش هایحضور و غیاب، استفاده از سیستم اثر انگشت است. ترمینال این گونه دستگاه ها با شناسایی اثر انگشت کارمندان، برای آنها ساعت ورود و خروج ثبت می کند. در این روش به دلیل آن که شخص باید حتما حضور فیزیکی داشته و اثر انگشت او مطابقت داشته باشد،‌ به جرات می توان گفت که مطمئن ترین روش برای دستگاه های حضور و غیاب است. با استفاده از روش تشخیص اثر انگشت دیگر نگرانی بابت این که کارمند دیگری جای کارمند دیگر ساعت بزند وجود ندارد.

* دستگاه حضور و غیاب همراه با تشخیص چهره

استفاده از روش تشخیص چهره برای دستگاه های حضور و غیاب نسبت به دو روش قبلی کمتر رایج است. این روش مدت زمان بیشتری از وقت کارمندان را در هنگام ورود و خروج می گیرد. به طور کلی این روش برای سازمان های فوق امنیتی می تواند کاربرد داشته باشد. به دلیل فناوری بسیار پیشرفته در آن، قیمت آن نیز از دو روش قبلی گران تر است.

* ترکیبی از روش های مختلف

اکثر دستگاه های حضور و غیاب از ترکیب روش های کارت خوان و اثر انگشت استفاده می کنند. این دستگاه ها محبوبیت بیشتری داشته و کاربرد بیشتری دارند. به دلیل آن که ممکن است شخص کارت خود را همراه نداشته باشد و یا ترمینال شناسایی اثر انگشت دچار مشکل شده باشد، ترکیب این دو روش می تواند سرعت عمل در ثبت ورود و خروج کارمندان را افزایش دهد.

دستگاه حضور و غیاب یک ترمینال است که افراد با استفاده از آن ورود و خروج خود را ثبت می کنند. به طور کلی دستگاه حضور و غیاب معمولا در دفاتر کار، شرکت ها و سازمان ها به منظور کنترل تردد کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد. با جرات می توان گفت که تمامی سازمان هایی که بالای 10 نفر کارمند دارند از سیستم ها و دستگاه های حضور و غیاب استفاده می کنند. این سیستم ها و دستگاه ها مزایای زیادی به همراه خود دارند که موجب شده است یکی از وسایل پایه ای در هر شرکتی باشند. همچنین استفاده از دستگاه حضور و غیاب جهت ثبت ورود و خرج کارمندان موجب می شود کارمندان واحد اداری و حسابداری وقت کمتری برای امور کارکرد و حقوق و دستمزد پرسنل صرف کنند.