حضور و غیاب و کارت تردد

یکی از زمینه‌هایی که به شکل ایده آل و مناسب می‌توان از کارت تردد استفاده کرد، حضور و غیاب و بررسی زمان حضور افراد در محل کار است. کارت‌های تردد ممکن است از جنس مقوا یا از جنس pvc ساخته شده باشند که هر کدام از آنها مزایا و معایب خاص خود را دارند. نکته‌ای که در اینجا وجود دارد این است که استفاده از این کارت‌ها صرفاً برای شناسایی نیست و گاهی می‌توان از قابلیت احراز هویت آن‌ها برای تردد در محل کسب و کار استفاده کرد.

در این مطلب تصمیم داریم که کارت تردد را از جهات مختلف بررسی کنیم و تأثیر آن را بر روند انجام به حضور و غیاب ببینیم.

* اهمیت حضور و غیاب در هر کسب و کار

 قبل از هر چیزی باید ببینیم که چرا صاحب یک کسب و کار به حضور و غیاب نیاز دارد. نقش حضور و غیاب در سازمانهای دولتی و شرکت‌های خصوصی متفاوت است. در بحث شرکت‌های دولتی شاید تمرکز کمتری بر روی مسئله بازدهی وجود داشته باشد، اما شرکت‌های خصوصی اصرار زیادی به اهمیت حضور فرد در محل کار و تأثیر آن بر بازدهی دارند.

 با این تفاسیر  اهمیت حضور و غیاب در کسب و کارهای مختلف  را به موارد زیر می‌توان ربط داد:

1. اطلاع دقیق از زمان ورود و خروج کارکنان

2. تأمین شرایط امنیتی در محل کسب و کار

3. امکان اطلاع از ساعات کاری کارکنان در شغل‌های پاره وقت

4. امکان استفاده از اطلاعات سیستم حضور و غیاب برای نرم افزار ارزشیابی کارکنان

5. امکان ارائه اطلاعات به نهادهای قانونی و امنیتی

6. امکان ثبت زمان مرخصی ساعتی و روزانه برای کارکنان

7. امکان تردد برخی کارکنان خاص به مناطق امنیتی

8. جلوگیری از ورود افراد غیر مجاز به مناطق حساس

9. ایجاد حس تعلق و وفاداری کارکنان به کسب و کار

* روش‌های مختلف اجرای حضور و غیاب

 پس تا اینجای کار مشخص شد که اجرای حضور و غیاب می‌تواند تأثیر بسزایی در نرخ بازدهی و نرخ بازگشت سرمایه در هر شغلی داشته باشد. اما این موضوع بدیهی از سال‌ها قبل برای مدیران قابل درک بوده و به همین دلیل روش‌های مختلفی برای اجرای حضور و غیاب پیشنهاد دادند. پیشنهادات اجرای حضور و غیاب در چهار سطح هستند.

1.حضور و غیاب دستی و سنتی: در روش حضور و غیاب سنتی خبری از تکنولوژی‌های پیشرفته نیست و تمامی مراحل با کمک نیروی انسانی و کارهای فیزیکی انجام می‌گیرد. حضور و غیاب دانش آموزان در مدارس و یا ثبت زمان ورود و خروج در سازمان‌های قدیمی نمونه‌ای از این روش‌های سنتی هستند که تقریباً منسوخ شده‌اند.

2.حضور و غیاب اثر انگشتی: نسل اولیه این روش حضور و غیاب با ثبت اثر انگشت در دفاتر کاغذی انجام می‌گرفت. پیشرفت تکنولوژی امکان    استفاده از اثر انگشت برای انجام حضور و غیاب  فراهم آورده است که فرد با توجه به اطلاعات اثر انگشت او شناخته می‌شود.

3. حضور و غیاب اسکن چهره: در این حالت فرد رو به روی دوربین دستگاه حضور غیاب ایستاده و پس از اسکن چهره او، تصویر با اطلاعات ذخیره شده در حافظه دستگاه مقایسه می‌شود و در صورت تأیید هویت مجوز ورود و زمان ورود و خروج او ثبت می‌شود.

4. حضور و غیاب کارتی: در این شیوه از کارت تردد هوشمند استفاده می‌شود که اطلاعات کارکنان و پرسنل بر روی آنها ذخیره شده است. این کارت‌ها دارای حافظه رمزگذاری شده که به کمک دستگاه‌های مخصوص قابلیت درج مجدد اطلاعات را دارند.

* انواع کارت تردد قابل استفاده در حضور غیاب

استفاده از کارت تردد برای انجام حضور و غیاب به نحوه اجرای آن بستگی دارد و مشخص می‌کند که باید از چه نوع کارتی استفاده کنیم. اصولاً شناسایی فرد و انجام حضور و غیاب به دو صورت پیشرفته و سنتی انجام می‌گیرد. بنابرین از دو گزینه متفاوت برای ساخت کارت‌های تردد می‌توانیم استفاده کنیم:

1. کارت pvcساده: این کارت‌ها هیچ ویژگی خاصی مبنی بر تکنولوژی پیشرفته و مدرن ندارند و تنها یک کارت پی وی سی معمولی هستند. بهترین امتیاز این کارت‌ها طول عمر بالا و چاپ با کیفیت است که بیشتر برای احراز هویت فیزیکی فرد و حضور و غیاب سنتی کاربرد دارد.

2. کارت مایفر 1k: در این کارت‌ها از یک تراشه با حافظه یک کیلو بایت استفاده شده است که قابلیت ذخیره سازی اطلاعات هویتی فرد را دارد. استفاده از این کارت‌ها مستلزم وجود یک دستگاه کارتخوان یا ریدر است که اطلاعات کارت را دریافت کرده و مجدداً بارگذاری کنند. سطح امنیتی در کارت‌های تردد هوشمند بسیار بالاتر از کارت‌های معمولی است و امکان دست بردن در اطلاعات آنها وجود ندارد.

در بخش کارت PVC با انواع مختلف آنها آشنا شوید.

* راهنمای طراحی کارت تردد

در مسئله آماده سازی کارت‌های تردد برای انجام حضور و غیاب دو بحث کلی وجود دارد که بحث اولیه آن طراحی کارت تردد است. کارت تردد به نوعی یک کارت شناسایی محسوب می‌شود که هم از حالت فیزیکی و هم از هوشمند بودن کارت برای تشخیص هویت فرد استفاده می‌شود. توجه به نکات زیر کمک می‌کند که طراحی کارت‌های تردد در شکل بهتر و مناسب‌تری انجام گیرد:

* درج نام و نام خانوادگی فرد در جلوی کارت

* درج نام سازمان و وضعیت شغلی فرد در جلوی کارت

* استفاده از لمینت با لوگو سازمان برای امنیتی کردن کارت (مطلب جعل کارت شناسایی را از دست ندهید)

* قرار دادن مشخصات و آدرس فرد برای گرفتن کارت

* ثبت اطلاعات نحوه استفاده از کارت تردد

* چاپ کارت تردد

بعد از طراحی کارت‌های تردد، اکنون زمان آن فرا رسیده که به سراغ چاپ کارت تردد برویم. این کارت‌ها با توجه به نوع کارت استفاده شده و سطح هوشمندی آنها انجام می‌گیرد. در این حالت دو وضعیت متفاوت داریم:

1. اگر کارت استفاده شده از نوع کارت پی وی سی ساده باشد می‌توانیم از چاپگرهای پرینتر کارت pvc معمولی استفاده کنیم که انکودر رمز گذاری ندارند

2. اگر کارت استفاده شده از نوع کارت مایفر باشد باید از پرینتر کارت pvc هوشمند مانندفارگو ۵۰۰۰استفاده کنیم.

در اینجا توصیه می‌کنم که مشخصات چاپگرها را از بخش  پرینتر کارت پی وی سی  مطالعه کنید.

* کارت تردد = کارت شناسایی؟!

احتمالاً این ابهام برای شما به وجود آمده است که آیا کارت تردد همان کارت شناسایی است یا خیر؟ مسلماً وقتی که اسم متفاوتی برای این دو نوع کارت انتخاب شده است یعنی در عملکرد آنها تفاوتی وجود دارد که باعث این نوع نامگذاری می‌شود. اجازه دهید با دو تعریف کوتاه این موضوع را به شکل قابل لمس معرفی کنیم:

 1.کارت شناسایی کارت‌هایی هستند که برای احراز هویت فرد به صورت الکترونیکی و سنتی استفاده می‌شود. این کارت‌ها ممکن است با توجه به شرایط سازمان از نوع معمولی یا هوشمند باشند.

2. کارت تردد به کارت‌های گفته می‌شود که ضمن احراز هویت برای ثبت زمان ورود و خروج فرد هم از آنها استفاده می‌شود. این تعریف نشان می‌دهد که کارت‌های تردد عمدتاً به صورت هوشمند هستند و شاید تعداد بسیار کمی از آنها به صورت معمولی باشند.

فرزان کارت آسیا با بهره گیری از پیشرفته‌ترین و مجهزترین پرینترهای کارت pvc خدمات  چاپ کارت حضور و غیاب  با بهترین کیفیت انجام می‌دهد. برای استفاده از این خدمات می‌توانید از شماره‌های درج شده در بنر زیر استفاده کنید.