8 نکته در مورد چاپ کارت حضور و غیاب که همه باید بدانند

بدون شک یکی از مهمترین کارهایی که بخش مدیریت یک سازمان می‌تواند انجام دهد، چاپ کارت حضور و غیاب برای کارکنان و الکترونیکی کردن سیستم حضور و غیاب شرکت است. اما به کار بردن چنین سیستمی نیاز به فراهم آوردن برخی از ابزارهای اولیه است تا در کنار یکدیگر تبدیل به یک راهکار هوشمند شوند. علیرغم بالا بودن توانایی سیستم حضور و غیاب دیجیتالی، متاسفانه هنوز هم بسیاری از شرکت‌ها از توانایی این سیستم آشنایی چندانی ندارند.

بنابراین در این مطلب می‌خواهیم ۸ نکته مهم و حیاتی در مورد چاپ   کارت حضور و غیاب  ذکر کنیم تا روند آماده‌سازی چنین سیستمی را به بحث بگذاریم.

* باید بدانید که چه انتظاری از چاپ کارت حضور و غیاب دارید

چاپ کارت حضور و غیاب یکی از فرایندهایی است که به طور مستقیم به کارکنان مربوط است. در حقیقت این کارکنان هستند که باید خود را برای استفاده از این روش آماده کنند. بنابراین هر تصمیمی که شما می‌گیرید باید مبتنی بر نیاز کارکنان و توانایی انجام آنها در حوزه همین کار باشد. به همین دلیل برای شروع پروژه، در گام اول باید وضعیت کارکنان خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال باید به سؤالات زیر پاسخ دهید:

1. تعداد کارکنان ما چند نفر هستند و وضعیت تردد آنها به چه صورت است؟

2. آیا صرفاً به دنبال کنترل تردد هستیم یا کنترل دسترسی به برخی بخش‌ها هم نیاز داریم؟

3. می‌خواهیم از سیستم اسکن از راه دور کارت استفاده کنیم یا از سیستم‌های کارت خوان؟

4. آیا کارکنان ما توانایی استفاده از این سیستم را دارند؟

5. آیا به دنبال این هستیم که اتوماسیون حضور و غیاب داشته باشیم؟

6. آیا می‌خواهیم اتوماسیون حضور و غیاب را به اتوماسیون ارزشیابی عملکرد کارکنان متصل کنیم؟

7. آیا می‌خواهیم از کارت شناسایی هوشمند به عنوان کارت حضور و غیاب استفاده کنیم؟

* با توجه به انتظارتان کارت مورد نظر را انتخاب کنید

طبیعتاً اگر یک برگه سفید بردارید و به سؤالات ذکر شده در بند قبلی و سؤالات مشابه آنها پاسخ دهید، به شکل دقیق مشخص می‌کنید که انتظارات شما از کارت مورد نظر به چه صورت است. این که شما به دنبال یک سیستم هوشمند فوق پیشرفته باشید یا تنها بخواهید از یک کارت معمولی استفاده کنید، گزینه شما را برای انتخاب کارت مناسب تغییر می‌دهد. طبیعتاً گزینه های نهایی شما همان کارت‌های پی وی سی هستند، اما در این مسیر می‌توانید از گزینه‌های زیر یک مورد را انتخاب کنید:

1. کارت مایفر: این کارت‌ها دارای تراشه برای ذخیره سازی اطلاعات و همچنین آنتن RFID برای برقراری ارتباط با دستگاه کارت خوان RFID هستند. این کارت‌ها امکان اسکن از راه دور را به کارکنان می‌دهند و نیازی به تماس مستقیم کارت به سطح کارتخوان دارند. کارت مایفر 1k و کارت مایفر 4k معروف‌ترین مدل‌های این کارت‌ها هستند.

2. کارت نوار مغناطیسی: در این کارت‌ها از یک نوار مغناطیسی برای ذخیره سازی اطلاعات استفاده می‌شود و نحوه عملکرد آنها هم مانند پوزهای پرداخت الکترونیکی در مغازه‌هاست. این کارت‌ها به دو مدل کارت نوار مغناطیسی HiCo و کارت نوار مغناطیسی LoCo تقسیم بندی می‌شوند.

* طراحی کارت حضور و غیاب

طبیعتا زمانی که شما برای چاپ کارت حضور و غیاب گام‌های قبلی را طی کرده باشید، می‌دانید که دقیقاً به دنبال چه انتظاراتی هستید و از طرف دیگر می دانید که چه کارتی برای نیاز شما مناسب است. بنابراین اطلاعات کاملی در مورد کارت دارید و حالا باید کارت‌ها را با توجه به نیاز خود آماده سازی کنید. بهترین ابزار، نرم افزار طراحی   کارت شناسایی  و کارت حضور و غیاب است. شما با این نرم افزار می‌توانید تغییرات دلخواه را در سطح کارت انجام دهید و اطلاعات روی کارت و پشت کارت را مشخص کنید.

 حتی شما می‌توانید اندازه کارت حضور غیاب و ضخامت کارت حضور و غیاب را هم در این نرم افزار وارد کنید.

* با توجه به تعداد کارت، چاپگر کارت حضور و غیاب انتخاب کنید

 شما ممکن است به سراغ نمونه‌های کارت حضور و غیاب در اینترنت بروید یا از نرم افزار طراحی کارت حضور و غیاب استفاده کنید. حتی این احتمال وجود دارد که طراحی کارت را به یک شرکت حرفه‌ای در این زمینه واگذار کرده باشید. اما در هر صورت بالاخره باید به سراغ چاپ کارت حضور و غیاب بروید. در این حالت سه مسیر متفاوت پیش روی شماست:

1. سفارش چاپ کارت به یک شرکت: کسانی که توانایی چندانی در طراحی کارت شناسایی و طراحی کارت حضور و غیاب ندارند، یا حتی تعداد کارکنان آنها به شکلی نیست که   برای خرید پرینتر کارت pvc  اقدام کنند، بهتر است که چاپ کارت حضور و غیاب خود را به یک شرکت حرفه‌ای واگذار کنند.

2. خرید پرینتر چاپ کارت pvcهایتی CS200: این راهکار برای کسانی مناسب است که تعداد چاپ آنها کمتر از 2000 عدد کارت در طول سال است. این پرینتر اندازه کوچک‌تری دارد و به عنوان یک پرینتر رومیزی قابل استفاده در دفتر یا شرکت است.

3. خرید پرینتر چاپ کارت پی وی سی فارگو 5000: این راهکار برای کسانی مناسب است که تعداد چاپ آنها در طول سال بیش از ۲۰۰۰ عدد کارت است. این پرینتر کیفیت چاپ بالایی دارد و اندازه آن هم بزرگ است. به همین دلیل می‌توان از آن برای اهداف مختلف استفاده کرد.

* باید کارتخوان مناسب با نوع کارت انتخاب کنید

حالا باز هم برمی گردیم به بند اول و انتظار شما از چاپ کارت حضور و غیاب! در مرحله اول مشخص می‌کنیم که دقیقاً از کارت‌ها چه انتظاری داریم. در مرحله بعد هم مشخص کردیم که چه کارتی برای آن مناسب است. با توجه به این موارد، حالا باید یک کارتخوان مناسب برای استفاده از این کارت‌ها در نظر بگیریم. در اینجا دو مسیر متفاوت وجود دارد:

1. اگر کارت انتخابی ما کارت مایفر باشد: در این حالت باید به سراغ دستگاه کارت خوان RFID برویم که با آنتن استفاده شده در کارت مایفر همخوانی دارد و از طرف دیگر می‌تواند اطلاعات کارت را بارگذاری و یا تغییر کرده است.

2. اگر کارت انتخابی ما کارت نوار مغناطیسی باشد: در این حالت باید به سراغ دستگاه کارتخوان نوار مغناطیسی یا همان پوزهای معمولی برویم که قابلیت دریافت اطلاعات ذخیره شده بر روی نوار مغناطیسی را دارند.

* نیاز به یک اتوماسیون حضور و غیاب دارید

 کسانی که فکر چاپ کارت شناسایی هوشمند یا   چاپ کارت تخفیف   یا حتی چاپ کارت حضور و غیاب هستند، بدون شک نیاز به یک اتوماسیون برای کنترل وضعیت کارکنان خود دارند. در زمینه حضور و غیاب یک اتوماسیون اختصاصی تحت عنوان اتوماسیون حضور و غیاب وجود دارد. در این اتوماسیون اطلاعات کامل کارکنان وارد می‌شود و در کنار آن:

1. امکان ثبت زمان ورود و خروج کارکنان

2. امکان ثبت زمان فعالیت و زمان مرخصی کارکنان

3.  امکان ثبت زمان اضافه کاری کارکنان در محل کار

4.  امکان اعلام برنامه ریزی شغلی از طریق سیستم

 5.امکان ارتباط بهتر بین کارکنان و کارفرما

6.  امکان انتقال اطلاعات به اتوماسیون ارزشیابی کارکنان

7. امکان تعیین حداقل حقوق و دستمزد با توجه به میزان کار کارکنان

 فراهم است.

* قیمت چاپ کارت حضور و غیاب متغیر است

بدون شک یکی از موارد بسیار مهم برای شما، قیمت چاپ کارت حضور و غیاب است. این فاکتور با توجه به مسیرهایی که شما انتخاب می‌کنید متغیر است. در حقیقت نوع کارت انتخاب شده، روش چاپ کارت و روشهای طراحی کارت در این قیمت گذاری تاثیرگذارند:

1. کارت‌های دسفایر قیمت بالاتری دارند و هزینه چاپ شما را افزایش می‌دهند؛

2. پرینترهای هایتی برای چاپ در تعداد کم و پرینترهای فارگو برای چاپ در تعداد بالا مقرون به صرفه است؛

3. واگذار کردن پروژه چاپ به شرکت‌هایی مانند فرزان کارت آسیا باعث کاهش هزینه شما می‌شود

4. استفاده از چاپ افست و به صورت عمده قیمت چاپ کارت حضور و غیاب را کاهش می‌دهد.

* شاید بهتر باشد فقط سفارش دهنده باشید

به عنوان آخرین نکته که شاید برای شما هم تعجب آور باشد، در برخی موارد بهتر است که خود را درگیر چاپ کارت حضور و غیاب نکنید. توصیه ما این است که در موارد زیر است سفارش چاپ کارت خود را به شرکت‌های فعال در این زمینه واگذار کنیم:

1. اگر تعداد کارت مورد نظر شما کم است؛

2. اگر توانایی کار با نرم افزار طراحی کارت حضور و غیاب را ندارید؛

3. اگر آشنایی شما با کارت‌های پی وی سی در حد قابل قبول نیست؛

4. اگر مهارت شما در کارت با چاپگرهای کارت pvc مناسب نیست؛

5. اگر بودجه کافی برای خرید پرینتر چاپ کارت ندارید؛

6. اگر به دنبال یک کارت حضور و غیاب با طراحی فوق العاده هستید.

 به خاطر داشته باشید که چاپ کارت حضور و غیاب یک موضوع تخصصی است که شما باید جنبه‌های مختلف آن را در نظر بگیرید. پس اگر به این کارتها نیاز دارید، حتماً از طریق شماره‌های زیر با ما در تماس باشید تا کارشناسان فرزان کارت آسیا شما را راهنمایی کنند.