چند اشتباه رایج در مورد سیستم حضور و غیاب

سیستم حضور و غیاب می‌تواند به شکلهای مختلفی به توسعه یک شرکت کمک کند و زمینه رونق کسب و کار آن را فراهم آورد. در عین حال هنوز هم بسیاری از مدیران شرکت‌ها نسبت به این سیستم‌های پیشرفته دیدگاه مثبتی ندارند و معتقدند که ممکن است تأثیر منفی آن بیشتر باشد. زمانی که به این سیستم و نحوه عملکرد آن نگاه می‌کنیم، اگر به شکلی دقیق تمام این ویژگی‌ها و خصوصیات آن را بررسی کنیم، متوجه خواهیم شد که سیستم حضور و غیاب نه تنها تأثیر منفی بر روی کارکنان نخواهد داشت، بلکه در بلندمدت رفتارهای کلیه آنها را تحت تأثیر قرار داده و به احتمال زیاد سطح درآمد شرکت را نیز افزایش خواهد داد.

  سیستم حضور و غیاب یک سیستم هوشمند و خودکار است که با توجه به امکانات آن می‌تواند از شیوه‌های مختلفی برای شناسایی و احراز هویت کارکنان استفاده کند. همزمان که فرآیند شناسایی کارمند یا کارکنان صورت می‌گیرد، زمان ورود و خروج آنها در محدوده کاری نیز تعیین شده و از این طریق اطلاعاتی مطمئن و طبقه بندی شده در اختیار مدیران ارشد یک شرکت قرار می‌گیرد. از سوی دیگر کارمندان و کارکنان نیز اطمینان دارند که تلاش‌های آنها به صورت واقعی دیده خواهد شد و هرچه زحمت آنها بیشتر باشد پاداش بیشتری نیز دریافت خواهند کرد. با این وجود می‌توان ادعا کرد که مزایای سیستم حضور و غیاب از معایب آن بسیار بیشتر است.

 حتی با وجود مشخص شدن ظرفیت‌های سیستم حضور و غیاب، هنوز هم در مورد آن ابهامات و دیدگاه‌های اشتباهی وجود دارد که ما در این مطلب قصد داریم به آنها بپردازیم. با ما در فرزان کارت آسیا همراه باشید!

 *سیستم حضور و غیاب گران است

 به احتمال زیاد، اگر به عنوان یک مدیر شرکت از شما بخواهند که بودجه ماهانه و سالانه شرکت خود را تعیین کنید و در یک لیست مشخص قیمت یک سیستم حضور و غیاب را نیز به شما بدهند، با خرید آن مخالفت خواهید کرد. از دیدگاه بسیاری از مدیران خرید این سیستم هزینه گزافی به بودجه ماهانه شرکت تحمیل شده و نمی‌تواند کارایی داشته باشد. این در حالی است که بازدهی و عملکرد یک شرکت به مدت زمان حضور کارکنان در محل کار خود و ساعات مفید کار آنها ارتباط دارد. از سوی دیگر همانطور که در مطالب قبلی عنوان شد، سیستم‌های نظارتی قدیمی احتمال تقلب را افزایش می‌دهند.

 با این وجود شاید در نگاه اول سیستم حضور و غیاب گران به نظر برسد؛ اما زمانی که به نتایج آن و همچنین برنامه‌های بلند مدت شرکت نگاه داشته باشیم، می‌توان امیدوار بود که هزینه‌های صورت گرفته در کمترین زمان ممکن به شرکت برگردد. به عنوان مثال، احتمالاً برای خرید یک سیستم پیشرفته مجبور می‌شوید که چند هزار دلار بپردازید، ولی زمانیکه به بازدهی شرکت و زمان مفید کارکنان خود نگاه بیندازیم و آنها را در محاسبات نهایی کارکرد شرکت در نظر بگیریم، متوجه خواهیم شد که هزینه خرید سیستم حضور و غیاب بر خلاف ظاهر آن چندان گران به نظر نمی‌رسد.

* این سیستم کارکنان را محدود می‌کند

بسیاری از مدیران شرکت‌ها معتقدند که   استفاده از سیستم حضور و غیاب  باعث ایجاد دیدگاه منفی بین کارکنان شده و آنها احساس می‌کنند که محدود هستند. این در حالی است که فلسفه استفاده از این سیستم کنترل بیشتر بر کارکنان و زمان ورود و خروج آنها به شرکت است. بنابراین حتی اگر با این دیدگاه به روند حضور غیاب صورت گرفته در این برنامه نگاه داشته باشیم، باز هم می‌توان ادعا کرد که تأثیر آن بر کارایی کارکنان مثبت بوده و می‌تواند روند بازدهی نهایی شرکت را به شکل مثبتی تحت تأثیر قرار دهد.

اما باید اعتراف کرد که همه کارکنان انتظار ندارند که تمامی ساعت کاری خود را به صورت مفید و به شکل مناسب کار کنند. استفاده از سیستم حضور و غیاب آنها را مجبور می‌کند که در زمان مشخص شده در محل کار خود حضور داشته باشند و مدت زمان تعیین شده در قرارداد را در محل کار خود سپری کنند. این موضوع باعث می‌شود که فرارهای احتمالی و تقلب‌هایی که در مورد ساعتهای کاری صورت می‌گیرد به حداقل رسیده و از سوی دیگر کارکنانی که زحمت بیشتری می‌کشند، پاداش زحمات خود را دریافت کنند. بنابراین با جدیت تمام می‌توان ادعا کرد که سیستم حضور و غیاب نه تنها محدودیت خاصی برای کارکنان ایجاد نمی‌کند، بلکه بازدهی شرکت را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد.

* سیستم حضور و غیاب برای شرکت‌ها و کارکنان ساعتی مناسب است

اغلب مدیران دولتی ادعا می‌کنند که بودجه‌های تخصیص یافته به آنها محدود بوده و نمی‌توانند از سیستم حضور و غیاب استفاده کنند. همچنین آنها معتقدند که شرکت‌های خصوصی و کارکنانی که به صورت کار ساعتی کار می‌کنند بیشتر به این سیستم نیاز دارند، زیرا مبنای عملکردی آنها بر اساس ساعت‌های حضور بوده و همین موضوع استفاده از سیستم را ضروری می‌کند. اما در بررسی ادارات دولتی هم می‌توان گفت متاسفانه امکان تقلب یا فرار از ساعت کاری وجود دارد و برخی از کارکنان از این فرصت استفاده کرده و ممکن است به کارهای شخصی یا هر مورد دیگری بپردازد.

 با این وجود محدود کردن سیستم حضور و غیاب به شرکتهای خصوصی و کارکنانی که به صورت ساعتی کار می‌کنند کاملاً اشتباه بوده و می‌توان از آن برای ادارات دولتی نیز استفاده کرد. در مورد بودجه خرید این سیستم می‌توان ادعاهای مختلفی مطرح کرد که مدیران ارشد نیز با خرید آن موافقت کنند. به عنوان مثال، نرم افزارهای حضور و غیاب قابلیت همخوانی با نرم افزارهای مانند ارزشیابی کارکنان را دارند و همین موضوع می‌تواند در ارزیابی نهایی شرکت مؤثر واقع شود.

* امکان اشتباه در ثبت دقیق زمان حضور و غیاب وجود دارد

برخی از مدیران برای توجیه عدم  خرید سیستم حضور و غیاب   از این جمله استفاده می‌کنند که «همانطور که در همه سیستم‌ها احتمال اشتباه وجود دارد، در مورد این سیستم نیز نمی‌توان استثنا قائل شد». شاید در نگاه اول این جمله نیز درست باشد و احتمال تقلب و اشتباه در کار آن وجود داشته باشد؛ اما باید پذیرفت که زمانهای حضور و غیاب ثبت شده در این سیستم از هر موردی دقیق‌تر بوده و امروزه با پیشرفت تکنولوژی شرایطی فراهم شده است که نرم افزارها به شکلی کاملاً دقیق و برنامه ریزی شده عمل می‌کنند. این موضوع می‌تواند صحت عملکرد آنها را تا حدود زیادی مورد تأیید قرار دهد.

 اما باید این نکته را نیز در نظر گرفت که سیستم حضور و غیاب جایگزین سیستم ثبت تردد توسط این نیروی انسانی شده است و اگر بتواند عملکردی بهتر از آن نشان دهد، بدین معنی است که انتخاب ما درست انجام گرفته است. در مورد عملکرد سیستم‌های انسانی و مشکلات احتمالی آن در بندهای بعدی شرح خواهیم داد؛ اما این سیستم به شکلی روند کاری شرکت را تحت تأثیر قرار می‌دهد که زمان‌های ثبت شده حتی برای سازمان‌های دولتی و قضایی نیز قابل استناد است. به همین دلیل شرکت‌هایی که از آنها استفاده می‌کنند می‌توانند اطمینان داشته باشند که سیستم حضور و غیاب در فرایند کاری خود کمترین اشتباه ممکن را دارد.

* نحوه استفاده از آن سلیقه‌ای است

سلیقه‌ای بودن و احتمال بالای نفوذ در آن یکی دیگر از ایراداتی است که به سیستم حضور و غیاب وارد می‌شود. مدیران شرکت‌ها معتقدند که کارایی این سیستم وابستگی بسیاری به تصمیم مدیران دارد و اگر مدیران بخواهند، امکان تغییر دادن آن به سود خود و به ضرر کارکنان در آن فراهم است.

اگرچه این ادعا تا حدودی صحیح است و کارکنان می‌توانند از اعمال سلیقه مدیران انتقاد داشته باشند، اما نفس استفاده از این سیستم محدود کردن سلیقه اعمالی در کار است. در حقیقت اگر مدیران بخواهند بهترین عملکرد لازم را از این سیستم دریافت کنند و با استفاده از آن میزان کارکرد کارکنان خود را تحت کنترل داشته باشند، نه تنها اعمال سلیقه بر آن تأثیر منفی ندارد، بلکه به تعامل مدیران و کارکنان کمک می‌کند.

* سیستم کنترل تردد انسانی کارآمدتر است

 آخرین مورد اشتباهی که در مورد   سیستم حضور و غیاب  وجود دارد این است که سیستم‌های کنترل تردد انسانی نسبت به آنها کارآمد است. این گروه افراد معتقدند که کنترل تردد انسانی از انعطاف‌پذیری بیشتری برخوردارند و می‌تواند در شرایط مختلف عکس العمل مناسبی داشته باشد. اگرچه نمی‌توان منکر قابلیت‌های سیستم کنترل تردد انسانی شود؛ اما باید پذیرفت که این انعطاف پذیری در برخی موارد می‌تواند به ضرر شرکت باشد و تحت تأثیر کارکنان دیگر تغییر کند.

 با توجه به اینکه در روابط انسانی، احساسات نقش اول را بازی می‌کند و ممکن است حراست و مسئولین ثبت زمان تردد به دلایل مختلفی به صورت سلیقه‌ای تشخیص دهند که زمان حضور و غیاب کارکنان را تغییر دهند. این وضعیت آغاز یک مشکل خواهد بود که به مرور زمان بر روی رفتار سایر کارکنان تاثیرمنفی خواهد داشت. بنابراین می‌توان ادعا کرد که نه تنها سیستم حضور و غیاب سیستم‌های انسانی کارآمدتر است، بلکه تحت تأثیر یک گروه خاص قرار نخواهد گرفت و کارهای مستقل خود را انجام می‌دهد.

   استفاده از سیستم حضور و غیاب  می‌تواند مزایای متعددی به یک شرکت خصوصی یا دولتی برساند، به همین دلیل اکثر آنها در حال حاضر یا از این سیستم استفاده می‌کنند و یا در آینده شرایط استفاده از آن را فراهم خواهند کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر به سایر مطالب ارائه شده در وب سایت فرزان کارت آسیا مراجعه کنید و برای سفارش خرید محصول با ما در تماس باشید.