اهمیت سیستم ثبت زمان حضوروغیاب با استفاده از مشخصات بایومتریک برای کارکنان و شرکت‌ها

تکنولوژی استفاده از مشخصات بایومتریک (اطلاعات حیاتی افراد) امروزه در بخش‌های مختلفی به کار برده می‌شود و کارایی بسیار بالایی از خود نشان داده است. کنترل دسترسی، ثبت زمان تردد، ثبت زمان حضوروغیاب، تأیید هویت افراد، و بررسی اطلاعات حرفه‌ای افراد ازجمله قابلیت‌های تکنولوژی مشخصات بایومتریک هستند که امروزه به‌طور روتین در دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مشخصات بایومتریک مزایای بسیاری دارند و اطلاعات اکتسابی آنها از کمترین خطا برخوردارند، بنابراین امروزه محبوبیت ویژه‌ای در بازار کسب کرده‌اند و استفاده از آنها روزبه‌روز افزایش می‌یابد (لازم به ذکر است که دستگاه‌های اسکنر چهره، اسکن چشم و کف دست برای اطلاعات امنیتی عالی هستند).

* حضوروغیاب و مشخصات بایومتریک

امروزه   سیستم حضوروغیاب فیزیکی  و استفاده از نیروی انسانی جای خود را دستگاه‌های دیجیتالی داده‌اند که لحظات ورود و خروج افراد را با دقت بسیار بالا ثبت می‌کنند و احتمال تقلب در آنها به حداقل رسیده است. در ثبت دستی احتمال تقلب یا حتی خطای انسانی وجود دارد و ممکن است کارکنان فرصت بیشتری برای خروج از محیط کار داشته باشند.

با توجه به اینکه در سیستم حضوروغیاب بایومتریک از اطلاعاتی مثل اثرانگشت، عنبیه، شکل دست یا شکل چهره فرد استفاده می‌شود، کارکنان نمی‌توانند خود جای یکدیگر جا بزنند و درنتیجه تقلب کارکنان و یا سایر افراد به حداقل می‌رسد.

سیستم حضوروغیاب بایومتریک و  نرم‌افزارحضوروغیاب  در بسیاری از ادارات و مؤسسات به‌سرعت جایگاه خود را به دست آوردند، که این جایگاه بیشتر به لطف افزایش نیاز به شفافیت و پاسخگویی، فرهنگ کار انعطاف‌پذیر و نیروی کار همراه در شرکت‌ها و کارخانجات بزرگ به دست آمده است.

امروزه در شرکت‌های خصوصی بسیاری از کارفرمایان و کارکنان ازلحاظ ساعات کاری به مشکل برمی‌خورند و معیار مناسبی برای سنجش آنها وجود ندارد. اما سیستم حضوروغیاب بایومتریک این مشکل را برطرف کرده و زمان تردد آنها را به‌خوبی و به‌صورت تنظیم‌شده گزارش می‌دهد. از طرفی مدیر نیز می‌تواند این اطلاعات را به سیستم ارزشیابی کارکنان داده و با بررسی عملکرد آنها، وضعیت شغلی آنها را سروسامان دهد.

* مزایای سیستم و نرم‌افزار حضوروغیاب بایومتریک

1. ثبت زمان حضوروغیاب بدون دست‌کاری:

سیستم حضوروغیاب بایومتریک شما را قادر می‌سازد که زمان واقعی تردد کارکنان خود را بدانید و اطمینان داشته باشید که اطلاعات ثبت شده به‌هیچ‌وجه دست‌کاری نشده‌اند. ویژگی‌های فیزیولوژیک مانند اثرانگشت یا اسکن عنبیه چشم غیرممکن است که دچار دست‌کاری یا حتی تکثیر شوند، بدین ترتیب دسترسی به اطلاعات آنها امکان‌پذیر نیست و اطلاعات ثبت شده بدون دست‌کاری می‌باشند.

2. ثبت داده‌های واقع

سیستم‌های حضوروغیاب پیشرفته بایومتریک به‌راحتی می‌تواند با نرم‌افزار HR شما ارتباط برقرار کند. این قابلیت این امکان را به شما می‌دهد که بدون هیچ مشکلی، گزارش‌ها را بر اساس آخرین اطلاعات ذخیره شده دریافت کنید. نکته مهم در این مورد این است که داده‌های دریافتی از نرم‌افزار حضوروغیاب نیازی به تحلیل ندارند و اطلاعات به‌صورت بروز و جدید در اختیار شما قرار می‌گیرد.

3. تنظیم پرداختی و کاهش هزینه‌های غیرضروری:

نرم‌افزار و سیستم  مدیریت حضوروغیاب  بایومتریک به سامانه ارزشیابی و پرداخت حقوق کارکنان متصل است و میزان عملکرد کارکنان را به‌طور دقیق و تحلیل شده گزارش می‌کند. ارتباط بین این دو نرم‌افزار، تیم مدیریتی کارخانه‌ها و شرکت‌ها را قادر می‌سازد که پرداختی‌های خود را تحت کنترل داشته باشند و از پرداخت اضافه‌کاری‌های بی‌ملاحظه جلوگیری می‌کند. از طرفی خطاهای مربوط به پردازش حقوق و دستمزد را کاهش داده و حتی از بین می‌برد.

4. هزینه کم:

ویژگی‌های فیزیولوژیک طوری هستند که نیازی به استفاده هم‌زمان از تراشه‌ها یا سیستم‌های RFID ندارند و طبیعتاً هزینه کمتری بر شرکت تحمیل می‌کنند. استفاده از تراشه‌ها یا سیستم‌های RFID گران است و حتی کارت‌های آنها نیز احتمال تقلب را افزایش می‌دهند.

* نحوه عملکرد نرم‌افزار و سیستم‌های حضوروغیاب

استفاده از سیستم و نرم‌افزار حضوروغیاب بایومتریک به دو مرحله اصلی تقسیم می‌شود و عملکرد دستگاه در این دو مرحله انجام می‌شود. سیستم حضوروغیاب به دو قسمت جداگانه دستگاه و نرم‌افزار دارد که عملکرد آنها در یک مسیر مشخص قرار دارد.

1. مرحله اول: استفاده از دستگاه یا اسکنر بایومتریک – دستگاه اسکنر بایومتریک به شکل‌های مختلف عمل تأیید هویت و ثبت زمان  حضوروغیاب  را انجام می‌دهد. درواقع بخش مکانیکی و فیزیکی عمل حضوروغیاب توسط این دستگاه انجام می‌شود. معروف‌ترین دستگاه بایومتریک ثبت حضوروغیاب، دستگاه اسکن اثرانگشت است که زمان استفاده از آن به خیلی وقت پیش برمی‌گردد. امروزه اسکنر کف دست، اسکنر عنبیه چشم، اسکنر چهره و اسکنر صوت نیز به سیستم‌های بایومتریک اضافه شده‌اند که عملیات ثبت زمان به‌به شکل دقیق‌تر و با صحت بالا انجام می‌دهند.

2. مرحله دوم: نرم‌افزار ثبت زمان حضوروغیاب – طبیعتاً برای همراه کردن دستگاه اسکنر با سیستم‌های کامپیوتری، باید از یک نرم‌افزار خاص بهره برد که ثبت زمان‌ها را انجام داده و عملیات پردازش حضوروغیاب را به شکل کارآمدتر انجام دهد. نرم‌افزار ثبت زمان حضوروغیاب از صرف زمان طولانی برای ثبت دستی اطلاعات جلوگیری می‌کند و اطلاعات را سریع و به‌صورت تنظیم‌شده گزارش می‌کند.

نرم‌افزار حضوروغیاب به شما اجازه می‌دهد که به‌صورت خودکار داده‌ها را به نرم‌افزار ارزشیابی عملکرد کارکنان انتقال داده و نتایج آن را به‌صورت خروجی دریافت کنید. این کار به‌طور قابل‌توجهی زمان پردازش کاهش می‌دهد و خطاهای حاصل از ورود دستی اطلاعات را حذف خواهد کرد.

* قیمت سیستم و نرم‌افزار حضوروغیاب

با توجه به اینکه سیستم‌ها و نرم‌افزارهای حضوروغیاب از قابلیت‌های متنوعی برخوردارند و در ساختار آنها نیز از تجهیزات مختلفی استفاده شده است، قیمت آنها نیز متفاوت و متغیر است. از طرفی برخی از تغییرات قیمتی این دستگاه‌ها تابع تغییرات نرخ ارز می‌باشد و بالا رفتن قیمت ارز می‌تواند بر نوسان قیمت دستگاه تأثیر داشته باشد.

در ضمن برخی از دستگاه‌های ثبت حضوروغیاب بایومتریک از چند پارامتر به‌صورت هم‌زمان استفاده می‌کنند و ترجیح می‌دهند امنیت سیستم را بالاتر ببرند. به‌عنوان‌مثال در این سیستم‌ها علاوه بر اسکن علائم حیاتی، از اسکن هم‌زمان کارت شناسایی نیز استفاده می‌کنند و همین موضوع باعث بالا رفتن قیمت آنها می‌شود.

البته با توجه به اینکه استفاده از سیستم و نرم‌افزار حضوروغیاب بایومتریک، نیاز به پرسنل را کمتر می‌کند، بلندمدت ازلحاظ قیمت و هزینه برای شرکت‌ها به‌صرفه بوده و می‌توانند به‌راحتی در این امر سرمایه‌گذاری کنند.

 شرکت فرزان کارت آسیا به‌عنوان یکی از ارائه‌دهندگان سیستم‌های حضوروغیاب بایومتریک، می‌تواند اطلاعات دقیقی در مورد دستگاه و قیمت آن در اختیار شما قرار دهد.