8 واقعیتی که در مورد نرم افزار حضور و غیاب نمی‌دانید!

نرم افزار حضور و غیابمی‌تواند مزایای متعددی برای صاحبان صنایع و مدیران مشاغل به همراه داشته باشد که 8 مورد از مزایای نرم افزار حضور و غیاب را در مطلب قبلی مورد بحث قرار دادیم. اما واقعیت این است که حقایقی در مورد نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد که به‌احتمال‌زیاد در مورد آنها چیزی نمی‌دانید و حتی به آنها فکر هم نکرده‌اید.

خرید سیستم حضور و غیاب ممکن است اولین چیزی نباشد که صاحبین مشاغل کوچک به آن فکر می‌کنند و معمولاً هنگام فکر کردن به بالا بردن بازدهی کار خود یا کسب درآمد بیشتر به گزینه‌های پیچیده دیگری فکر می‌کنند. معمولاً شرکت‌ها سعی می‌کنند ضعف بازدهی و کسب درآمد خود را با روش‌هایی مانند بهبود خدمات مشتریان یا سرمایه‌گذاری در روش‌های جدید خرید مشتریان پوشش دهند، اما عدم توجه به سیستم‌های حضور و غیاب مهم‌تر از این فاکتورهاست و می‌تواند بسیار خطرناک باشد. طبق گزارش موسسه بین‌المللی AffinityLive عدم موفقیت در کنترل هزینه‌های کاری و کنترل زمان کاری باعث می‌شود که هزینه جاری یک شرکت افزایش یابد و به طور متوسط در خدمات حرفه‌ای هر ساله بیش از 110 هزار دلار هدر رود.

درحالی‌که فناوری‌های مختلف به سرعت رشد کرده‌اند و خود را به عنوان راه ارتباطی ما جای زده‌اند، اما نرم افزار حضور و غیاب از این قافله عقب است و هنوز هم بسیاری از شرکت‌ها از سیستم دستی برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان خود استفاده می‌کنند. عدم تمایل به تعویض سیستم‌های دستی و نصب سیستم‌های خودکار بیشتر به کمبود دانش در این موضوع برمی‌گردد و متأسفانه هنوز هم بسیاری از مدیران با این تکنولوژی غریبه هستند. یک نظرسنجی که توسط گروه Axsium 2010انجام گرفته است نشان می‌دهد که هر شرکت برای کنترل نیروی کار خود و مدیریت تردد آنها سالانه 1600 دلار به ازای هر کارمند هزینه می‌کند. بااین‌وجود، چرا این هزینه صرف خرید سیستم‌های حضور و غیاب نباشد. در ادامه به 8 واقعیت در مورد  نرم افزار حضور و غیاب    خواهیم پرداخت که می‌تواند شما را به خرید آن مایل کند. پس با ما همراه باشید!

* آنچه در مورد نرم افزار حضور و غیاب نمی‌دانیم!

1) با وجود داشتن مزایای مالی و معنوی بسیار، آمار استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و سایر سیستم‌های کنترل تردد خودکار پایین است. تحقیقات نشان می‌دهد که در کشور ایالات متحده در سال گذشته تنها 40 درصد از کارکنان قادر به محاسبه دستمزد خود بوده‌اند و 46 درصد از این افراد به GoDaddyگفته‌اند که از حسابدار استفاده نمی‌کنند. این بدین معنی است که تقریباً نیمی از مشاغل آمریکا از نرم افزار حضور و غیاب که می‌تواند به حفظ سرمایه آنها کمک می‌کند استفاده نمی‌کنند و با آن آشنا نیستند.

2) مشاغلی که از  نرم افزار حضور و غیاب برای کنترل تردد کارکنان  خود استفاده کرده‌اند، زمان کاری کمتری را از دست داده‌اند و کمتر با اشتباه مواجه می‌شوند. طبق تحقیقات گروه Aberdeen، مدیریت خودکاری نیروهای کار یک شرکت (به کمک نرم افزار حضور و غیاب و سیستم برنامه‌ریزی حقوق و دستمزد)، زمان هدر رفته توسط قسمت نیروی انسانی برای پاسخگویی به کارکنان را حدود 39 درصد کاهش داده‌اند، 36 درصد کاهش در خطای انسانی رخ داده است و 31 درصد از هزینه‌های کلی کار کاهش پیدا کرده است.

3) استفاده از نرم افزار حضور و غیاب   یک فعالیت مشترک بین شرکت‌های موفق است. گروه Aberdeen اعلام کرده است که حدود 88 درصد از شرکت‌های موفق از سیستم‌های خودکار برای جمع‌آوری اطلاعات کارکنان استفاده کرده‌اند. بیشتر مشاغل دنیا بین 30 تا 50 درصد از هزینه خود را صرف نیروی کار می‌کنند. این می‌تواند بزرگترین نشانه برای صرفه‌جویی در هزینه شرکت باشد. اطلاعات مربوط به زمان کاری شرکت و همچنین زمان حضور و غیاب آنها از جمله مواردی است که توسط نرم افزار حضور و غیاب گردآوری می‌شود و این هزینه را از خرج کلی یک شرکت کم می‌کند.

4) مقدار زمان ذخیره شده از طریق تغییر سیستم حضور و غیاب از دستی به نرم افزار حضور و غیاب قابل محاسبه است.برآوردهای صنعتی نشان می‌دهد که برای نظارت مستقیم بر هر کارگر و بررسی کارت شناسایی و همچنین محاسبه دستمزد آنها حدود 7 دقیقه طول زمان لازم است. به لطف نرم افزار حضور و غیاب این زمان حذف شده است و شرکت‌ها متوجه شده‌اند که تنها با صرف یک چهارم از این زمان می‌توانند کلیه موارد را انجام داد. این محاسبات نشان می‌دهد که شرکت‌ها می‌توانند از سودمند بودن نرم افزار حضور و غیاب مطمئن باشند.

5) به طور مرتب از سرقت زمانی در محل کار پیشگیری می‌شود. یک نظرسنجی توسط موسسه بین‌المللی کسلر (Kessler) نشان داد که کارکنان بیشتر از مشتریان از کارفرمایان خود سرقت می‌کنند. اگرچه این سرقت مالی نیست، اما سرقت زمان درنهایت بر بازدهی کار شرکت تأثیر گذاشته و خود را به صورت مالی نشان می‌دهد. طبق این آمار، 69 درصد از کارکنان در ساعتی که باید در محل کار خود حضور داشته باشند، غیبت دارند و این لزوم استفاده از نرم افزار حضور و غیاب را به خوبی نشان می‌دهد.

6) پرکردن فرم حضور و غیاب کاغذی به طور صحیح انجام نمی‌شود. در سیستم حضور و غیاب دستی زمان تردد کارکنان به صورت دستی و به کمک کارکنان امنیتی انجام می‌شود. باوجوداینکه اعتماد در کسب و کار حرف اول را می‌زند، باید اذعان کرد که احتمال دست بردن اشتباه در این اطلاعات وجود دارد. مدیران می‌توانند به این فرم‌های کاغذی اعتماد کنند، اما این اعتماد می‌تواند برای آنها گران تمام شود و هزینه سالانه بسیاری بر آنها تحمیل کند.  نرم افزار حضور و غیاب ضمن ثبت زمان دقیق تردد کارکنان،  ساعات کاری آنها را محاسبه می‌کند و به کارکنان امکان محاسبه دستمزد خود را می‌دهد. بنابراین این نرم افزار ضمن کاهش هزینه‌ها، امکان محاسبه دستمزد را نیز فراهم می‌کند.

7) نرم افزار حضور و غیاب به شما کمک می‌کند که در کنار قانون قرار داشته باشید. پرداخت قانونی کارکنان در سر وقت مشخص شده و همچنین مطابق با قانون اداره کار می‌تواند مشکلات عدیده‌ای برای کارفرمایان به وجود آورد. در سال‌های اخیر تعداد پرونده‌های دادرسی در مورد حقوق منصفانه به طور چشمگیری افزایش یافته است و منجر به جابجایی صدها میلیون دلار سرمایه بین کارفرما و کارکنان می‌شود. علاوه براین، مقررات جدیدی در قوانین مربوط به استراحت پزشکی و مرخصی به وجود آمده است که دردسر کارفرمایان را بیشتر کرده است.

در این مرحله است که نرم افزار حضور و غیاب نقش خود را نشان می‌دهد. خوشبختانه شرکت‌های بیمه‌ای و بازرسان اداره کار عملکرد نرم افزار حضور و غیاب را تأیید می‌کنند و نتایج آن را قبول دارند. شما به عنوان یک کارفرما، این شانس را خواهید داشت که از یک منبع قانونی برای محاسبه دستمزد کارکنان استفاده کنید و آنها را به صورت مستند در خدمت نهادهای قانونی قرار دهید.

8) نرم افزار کنترل دسترسی به شما اجازه می‌دهد که کنترل دسترسی کارکنان را به صورت اتوماتیک انجام دهید. برقراری ارتباط به منظور ایجاد حس همدلی در کارکنان بسیار مهم است و باعث می‌شود که آنها خود را بخشی از یک تیم بدانند. گزینه‌های خود مراقبتی در نرم افزار حضور و غیاب به کارکنان و مدیران اجازه می‌دهد که خود را در قالب یک تیم بدانند و نهایت دقت خود را برای حرکت در مسیر قانونی به کار گیرند. جالب است بدانید که با وجود  نرم افزار حضور و غیاب   72 درصد از کارکنان احساس می‌کنند که با شرکت در تعامل هستند و در غیاب این نرم افزار این مقدار به 64 درصد افت می‌کند.

دانش قدرت است و هر چه سطح دانش نسبت به یک موضوع یا ابزار بیشتر باشد امکان دریافت کارایی بیشتر از آن وجود دارد. باید اعتراف کرد که در مورد نرم افزار حضور و غیاب و نحوه عملکرد آن اطلاعات زیادی وجود ندارد و بسیاری از کارفرمایان نسبت به آن بی‌اطلاع هستند. امروزه اتوماسیون حضور و غیاب می‌تواند نقش متفاوتی داشته باشد و در سازمان‌های مختلفی به کار گرفته شود.

فرزان کارت آسیا به عنوان یکی از پیشگامان اتوماسیون‌های حضور و غیاب و کنترل تردد، انواع مختلفی از سیستم‌های نرم افزاری ارائه می‌دهد که می‌توان به اتوماسیون حضور غیاب، اتوماسیون خوابگاه دانشجویی، اتوماسیون حضور و غیاب بیمارستان، اتوماسیون باشگاه ورزشی و اتوماسیون حضور و غیاب خوابگاه  اشاره کرد. این نرم افزارها به کمک هوش مصنوعی خود امکان کنترل تردد کارکنان و دانشجویان را فراهم آورده‌اند.

 برای خرید نرم افزار حضور و غیاب و همچنین کسب اطلاع در مورد سایر اتوماسیون‌های حضور و غیاب، می‌توانید با فرزان کارت آسیا در تماس باشید.