چرا سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک مناسب است

بسیاری از مدیران تصور می‌کنند که چون در یک کسب و کار کوچک حضور دارند، نیازی به استفاده از سیستم حضور و غیاب ندارند؛ اما سؤالی که مطرح می‌شود این است که چگونه می‌توانند ساعت کاری کارمندان خود را تحت کنترل بگیرند؟ آیا این کارکنان از شیوه اتخاذ شده‌ شخصی شما رضایت دارند؟ در حال حاضر شیوه‌های مختلفی برای کنترل ساعت کاری و همچنین وضعیت حضور و غیاب کارکنان وجود دارد که هر کدام از آنها دارای مزایا و معایب خاص خود است. بااین‌وجود باید پذیرفت که اکثر این شیوه‌های قدیمی بوده و احتمال خطا در آنها وجود دارد.

 کسانی که در حوزه کسب و کار و مشاغل کوچک فعالیت دارند، باید بتوانند یک سیستم حضور و غیاب مناسب فراهم کنند و بتوانند از ویژگی‌های خاص آن برای حوزه فعالیت خود بهره ببرند. زمانی که در مورد یک سیستم کنترل کارکنان صحبت می‌شود، ویژگی‌های خاصی مدنظر قرار می‌گیرد که شامل کنترل آسان، ادغام با سایر نرم‌افزارهای ارزشیابی کارکنان، قابلیت همگام‌سازی با سیستم‌های محاسبه حقوق و حتی تا قابلیت کار با سیستم‌های کنترل دسترسی می‌شوند.

اما قبل از اینکه یک سیستم حضور و غیاب برای کسب و کار خود انتخاب کنید، باید اطلاعاتی در مورد ویژگی‌ها، مزایا و قابلیت‌های آن‌ها کسب کنید که ما در این مطلب به شما کمک خواهیم کرد. پس با ما در فرزان کارت آسیا همراه باشید!

* مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب چیست؟

 اولین چیزی که به هنگام  انتخاب سیستم حضور و غیاب    باید مدنظر قرار گیرد این است که ارزش و تأثیر آن بر رونق کسب و کار خود را درک کنیم. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند که به صورت دقیق ساعت کاری کارکنان و شرکت خود را ردیابی کنید و از آنها در سنجش و ارزیابی کارکنان استفاده کنید. حال در اکثر مشاغل شاهد رشد تعداد کارکنان و بهبود وضعیت آنها هستیم و باید این سیستم بتواند خود را با این وضعیت جدید انطباق دهد.

به‌طورکلی یک سیستم حضور و غیاب می‌تواند از  ۵ جنبه مختلف به یک کسب و کار کمک کند که عبارت‌اند از:

* ساده‌سازی وظایف اداری و مدیریتی

 اگر تاکنون در یک شرکت کار کرده باشید، احتمالاً شاهد بوده‌اید که بسیاری از کارها که به‌طورمعمول در طول روز انجام می‌گیرند و به یادداشت‌های مختلف بین دفتر و یا کاغذ نیاز دارند که درنهایت خلاقیت ممکن است از طریق یک سیستم الکترونیکی انجام شود. حال اگر یک سیستم پیشنهاد شود که بتواند این وظایف را انجام دهد، طبیعتاً کارکنان نیز وقت خود را هدر نداده و می‌توان از آن در حوزه‌های دیگر استفاده کنند.

 اما چه وظایفی را می‌توان با استفاده از   سیستم حضور و غیاب انجام داد؟ در تعریف این سیستم می‌توان گفت که یک نرم‌افزار به همراه یک سخت‌افزار است که داده‌ها و اطلاعات را به صورت ساعت در فواصل زمانی مختلف ثبت می‌کنند و آنها را به یک پایگاه داده مرکزی ارائه می‌دهند. این به این معنی است که کارکنان شما رأس ساعت مورد نظر کلیه اطلاعات تردد خود را در اختیار دستگاه قرار داده و سیستم آن‌ها را نصب می‌کند.

 بنابراین می‌توان ادعا کرد که یک سیستم حضور و غیاب باعث می‌شود که بسیاری از کارهای اضافی شرکت حذف شود. نرم‌افزار استفاده شده در این سیستم به‌راحتی می‌تواند گزارش‌هایی را برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه دهند و به مدیران شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که روند استخدام و پیدا کردن نیروهای مختلف را به شکل مناسبی انجام دهند و به نیروهای کارآمد خود اهمیت بیشتری بدهند.

* ارائه وضعیت‌های چندگانه برای شرایط مختلف

 زمانی که یک شرکت با چند کارمند کنترل می‌شود، انتخاب سیستم حضور و غیاب و وضعیت‌های کنترلی آن چندان نگران‌کننده به نظر نمی‌رسد. اما، با رشد نیروی کار مطمئناً شرایطی پیش خواهد آمد که بین وضعیت‌های مختلف تداخل پیش آمده و ممکن است مدیران این مشاغل به سراغ سیستم‌هایی با وضعیت پیچیده بروند. همان‌طور که در مطالب قبلی عنوان شد، انجام حضور و غیاب کارکنان مختلف ممکن است با سیستم‌های متفاوتی انجام شود و هرکسی به یک سبک خاص اعتقاد داشته باشد.

 به‌عنوان‌مثال، برخی از این سیستم‌ها از طریق اسکن کردن مشخصات بایومتریک زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کنند، این در حالی است که برخی دیگر به سراغ اسکن کارت تردد رفته و اطلاعات حرفه‌ای آنها را ثبت می‌کنند. اگر هم یک شرکتی به سیستم حضور و غیاب پیشرفته دسترسی داشته باشد ممکن است به سراغ گزینه‌هایی مانند مچ بندهای مغناطیسی و یا حتی فوب های دیجیتالی برود.

 بااین‌وجود داشتن تنوع در وضعیت سیستم حضور و غیاب برای مشاغل کوچک بسیار مهم است. با توجه به اینکه اغلب این شرکت‌ها انتظار دارند که در سالیان بعدی حیات خود، توسعه را تجربه کنند و با تعداد کارکنان بیشتری کار کنند، به‌احتمال‌زیاد با وضعیت‌های پیچیده‌تری مواجه خواهند شد که آنها را به یک سیستم مناسب و غیرقابل‌پیش‌بینی نیازمند می‌کند. اگر مدیران و مشاورین بتوانند این وضعیت را به شکل مناسبی درک کنند، سیستم حضور و غیاب امکان از بین بردن بسیاری از چالش‌ها را به آنها می‌دهد.

* قابلیت مقیاس‌پذیری برای شرکت‌های بزرگ

 اگرچه در این بخش، شرکت‌های کوچک هدف اصلی ما برای انتخاب سیستم حضور و غیاب هستند، اما باید توجه داشته این سیستم‌ها قابلیت مقیاس‌پذیری را دارند و می‌توانند در برای شرکت‌های بزرگ‌تر نیز به کار گرفته شوند. همان‌طور که عنوان شد، این سیستم‌ها امکان استفاده از چند وضعیت مختلف را دارند که به هنگام گسترش کسب و کار می‌تواند به آنها کمک کند. در قسمت قبلی به استفاده از شیوه‌های مختلف برای ثبت زمان حضور و غیاب اشاره کردیم، اما استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌های بزرگ فقط به این چند مورد خلاصه نمی‌شود و از لحاظ فضای ذخیره‌سازی و همچنین دسترسی به اطلاعات کارکنان می‌تواند تجربیات شگفت‌انگیزی برای شرکت‌های بزرگ به همراه داشته باشد.

 معمولاً شرکت‌های بزرگ از یک سیستم حضور و غیاب انتظار دارند که بتوانند فضای اطلاعاتی کافی در اختیار آنها قرار دهد و آنها از این طریق بتوانند اطلاعات مربوط به 10 یا چند هزار از کارکنان خود را در آن ذخیره کنند. خوشبختانه این سیستم‌ها از این قابلیت برخوردار بودند و انعطاف بالایی در این وضعیت از خود نشان می‌دهند.

*  وجود ماژول‌های نرم‌افزاری اضافی

   استفاده از سیستم حضور و غیاب  فقط به ثبت دقیق ساعت کاری و ردیابی کارکنان در محیط کار محدود نمی‌شود و ماژول‌های نرم‌افزاری اضافی برای آن در نظر گرفته شده است که برای مدیران و بخش اداری بسیار مناسب هستند. اولین و مهمترین فلسفه این سیستم‌ها ثبت زمان ورود و خروج کارکنان و مدت زمان حضور آنها در محل کار است. بنابراین یک مدیر می‌تواند با همین اطلاعات اولیه به درک بیشتری از وضعیت کاری خود رسیده و برنامه‌های مادر خود را تنظیم کند.

 اما یکی دیگر از نرم‌افزارهایی که سیستم حضور و غیاب می‌تواند با آن همگام‌سازی شود،  نرم‌افزار ارزشیابی کارکنان  است کلیه اطلاعات مربوط به سیستم به این نرم‌افزار منتقل می‌شود. روال کار در این حالت بدین صورت است که کلیه زمان‌های کاری و ورود و خروج کارکنان به صورت مرتب و تنظیم شده در اختیار نرم‌افزار ارزشیابی کارکنان قرار می‌گیرد، و این نرم‌افزار با بررسی وضعیت کارکنان مختلف، به مدیر شرکت امکان می‌دهد که به صورت لحظه‌ای وضعیت کارکنان خود را مورد سنجش قرار دارد.

 مورد نرم‌افزاری دیگری که می‌تواند با سیستم حضور و غیاب همگام‌سازی شود، سیستم‌های امنیتی و کنترل دسترسی هستند که تنها به برخی از کارکنان اجازه تردد در بخش‌های مختلف یک شرکت یا کسب و کار را می‌دهند. زمانی که این نرم‌افزار با سیستم کار می‌کند، کلیه اطلاعات آن‌ها ردوبدل شده و تشخیص ورودی‌ها و خروجی‌های قانونی برای بخش‌های امنیتی راحت می‌شود. همگام‌سازی سیستم حضور و غیاب با نرم‌افزارهای مختلف کمک می‌کند که وقت باارزش مدیران حفظ شده و نیازی به صرف ساعت‌ها زمان برای انجام این کارها نباشد.

* کنترل کارکنان و نحوه عملکرد آنها به صورت خودکار

 اگر بخواهیم وظایف سیستم حضور و غیاب را از لحاظ اهمیت، رتبه‌بندی کنیم، کنترل کارکنان و تذکر دادن وضعیت کاری آنها به صورت خودکار در صدر این فهرست قرار می‌گیرد. خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی در حوزه‌های مختلف این امکان برای مدیران شرکت‌ها فراهم شده است که از طریق این سیستم کلیه برنامه کاری کارکنان مختلف را به آنها ارائه داده و می‌توانند بازخورد آن را برای مدیران ارسال کنند.

 پشتیبانی از ماژول‌های نرم‌افزاری مختلف کمک می‌کند که مدیران و گردانندگان این شرکت‌ها سعی کنند که درخواست‌های خود را به صورت الکترونیکی ارسال کنند. کارکنان نیز از همین موضوع و قابلیت‌های سیستم حضور و غیاب استفاده کرده و نیازها و درخواست‌های خود را ثبت می‌کند. همچنین در این برنامه‌ها شرایطی به وجود آمده است امکان انتقاد و شکایت نیز فراهم باشد. در این وضعیت زمان زیادی از کارکنان و مدیران شرکت صرفه‌جویی می‌شود که می‌توانند آن را به رونق کسب و کار خود اختصاص دهند.

البته در مورد سیستم حضور و غیاب می‌توان به مزایای بزرگ و کوچک دیگری نیز اشاره کرد و انتخاب آنها بیشتر سلیقه‌ای بوده و با توجه به تجربه مدیران انتخاب می‌شود. برای آشنایی بیشتر با این سیستم‌ها به سایر مطالب وب‌سایت ما مراجعه کنید و برای سفارش خرید  نرم‌افزار حضور و غیاب  با ما در تماس باشید.