انتخاب یک اتوماسیون حضور و غیاب مناسب

اتوماسیون حضور و غیاب در مورد کسب و کار اهمیت دارد و می تواند سرعت رشد یک کارگاه را بهبود ببخشد. برای فراهم آیا انجام فرایند حضور و غیاب فعلی شما زمان زیادی را صرف می‌کند؟ آیا کار حضوروغیاب یکنواخت و تکراری شده است؟ آیا مایل هستید که از یک سیستم جدید استفاده کنید که کلیه ترددها را به‌صورت دقیق ثبت کند، نتایج نهایی را تجزیه‌وتحلیل کند؟ آیا مایلید زمان ورود و خروج کارکنان خود را به‌طور دقیق بدانید؟ مسلماً پاسخ مثبت به هرکدام از این سؤال‌ها بدین معنی است که شما و کسب‌وکارتان به یک سیستم حضور و غیاب جدید نیاز دارید که بتواند شما را به یک قدم جلوتر حرکت دهد، قدمی که می‌تواند بسیار بزرگ و تأثیرگذار باشد.

یکی از راهکارهایی که برای کاهش زمان تلف شده کارکنان پیشنهاد شد، استفاده از تکنولوژی RFID در اتوماسیون حضور و غیاب بود که نیاز به مراقبت فیزیکی و انسانی را کاهش داد. اتوماسیون حضور و غیاب کلیه امور کنترل تردد و حضور و غیاب را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد و می‌تواند نتیجه نهایی را به‌صورت خروجی در اختیار مدیران قرار دهد. از طرفی انتخاب یک اتوماسیون حضور و غیاب مناسب می‌تواند نقش مهمی در کاهش اتلاف زمان کارکنان داشته باشد و آنها نیز از انجام این کار رضایت داشته باشند.

برای کمک به شما در برخورداری از مناسب‌ترین اتوماسیون حضور و غیاب برای سازمان خود، ما در این مطلب بعضی از سؤالات اساسی در انتخاب اتوماسیون را مطرح می‌کنیم و هرکدام را به مفصل بررسی خواهیم کرد. پاسخ به این سؤالات می‌تواند شما را به سمت انتخاب اتوماسیون حضور و غیاب مناسب هدایت کند. پس با فرزان کارت آسیا همراه باشید.

 *تعداد کارکنانی که باید با اتوماسیون حضور و غیاب کنترل شوند چند نفر هستند؟

یکی از موارد مهمی که به هنگام انتخاب  اتوماسیون حضور و غیاب مناسب مد نظر قرار دهید، تعداد کارکنانی هستند که باید به کمک اتوماسیون ثبت شوند؛ بنابراین اگر به حضور و غیاب کارکنان بیشتری نیاز دارید، باید از یک سیستم گران‌قیمت استفاده کنید. بنابراین اگر قصد خرید چنین اتوماسیونی را دارید حتماً بودجه بیشتری در نظر بگیرید و به اقتصادی بودن خرید آن توجه داشته باشید.

به‌عنوان‌مثال در دانشگاه‌های بزرگ و شرکت‌های بزرگ تعداد کارکنان از هزار نفر فراتر می‌رود و ثبت زمان حضور و غیاب آنها به‌صورت دستی غیرممکن است و از طرفی سیستم‌های حضور و غیاب قدیمی پاسخگوی این حجم از درخواست‌ها نیست. بنابراین شما باید به هنگام خرید، مفاهیمی مانند فضای ذخیره‌سازی، پردازش اطلاعات، و سرعت دستگاه را بسنجید و یک خرید مبتنی بر نیاز خود انجام دهید.

 *اتوماسیون حضور و غیاب چند موقعیت را تحت پوشش قرار دهد؟

آیا سازمان شما در یک مکان یا در چند مکان مختلف واقع شده است؟ آیا احتمال دارد در خارج از شهر نیز یک دفتر یا کارگاه داشته باشید؟ درواقع، به هنگام خرید اتوماسیون حضور و غیاب تعداد موقعیت‌های تحت پوشش آن را لحاظ کنید. یعنی اگر شما بدون اینکه به سیستم پیشرفته نیاز داشته باشید، اقدام به خرید اتوماسیون با قابلیت پوشش چند موقعیت مختلف کرده باشید، پول خود را هدر داده و از تمام ظرفیت آن نمی‌توانید استفاده کنید.

حالت عکس نیز صادق است؛ یعنی اگر شما به یک  اتوماسیون حضور و غیاب  با پوشش چند موقعیت مختلف نیاز داشته باشید و چند سیستم ساده و مستقل پیاده‌سازی کنید، سرعت عمل شما پایین خواهد آمد و مطمئناً نارضایتی کارکنان را به دنبال خواهد داشت.

* چگونه می‌خواهید داده‌ها را گردآوری کنید؟

به هنگام خرید اتوماسیون حضور و غیاب مطمئن شوید که گزینه‌های شما برای گردآوری داده‌ها به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند و به‌طورکلی با نیازهای فعلی و آینده شما سازگار باشند. برخی از اتوماسیون‌های حضور و غیاب محدود به استفاده از کارت شناسایی هستند و به یک قسمت کارت‌خوان تجهیز شده‌اند، با وجود مناسب بودن این گزینه برای برخی از شرکت‌های محدود، اما برخی دیگر ترجیح می‌دهند که از سیستم‌های پیشرفته دیگر بهره ببرند و تکنولوژی‌هایی مانند اتوماسیون‌های غیر تماسی استفاده کنند.

ممکن است که شما از یک سیستم خاص و شناخته شده برای انجام احراز هویت استفاده کنید، یا از سیستم‌های ترکیبی و پیچیده‌تر بهره ببرید، اما توجه داشته باشید که عامل اصلی تعیین‌کننده مکان‌های مورد نظر شرکت و همچنین انواع تردد افراد است. به‌عنوان‌مثال در سمینارهای کوچک نیازی به اتوماسیون‌های حضور و غیاب پیشرفته ندارید و از سیستم‌های ساده استفاده کنید. اما در حالتی که تعداد عبور و مرور بیشتر شود، بهتر است از سیستم‌های پیشرفته غیر تماسی بهره ببرید که سرعت عمل بیشتری دارند.

 *آیا به ادغام کردن اتوماسیون حضور و غیاب با سایر سیستم‌ها نیاز دارید؟

این مورد نیز یکی از ملاحظات کلیدی در فرایند انتخاب اتوماسیون حضور و غیاب است. بسیاری از سازمان‌های امنیتی و شرکت‌های پرتردد ترجیح می‌دهند که سیستم حضور و غیاب خود را با سایر  سیستم‌های کنترل دسترسی  مانند دوربین مداربسته ادغام کنند. درواقع این سیستم‌ها نیازی به سیستم یکپارچه‌سازی یا برنامه‌های مجزا ندارند و عملکرد آنها تحت پوشش یک برنامه قرار می‌گیرد. یکپارچگی داده‌ها بین دو سیستم به کمک سیستم‌های دیگر نظیر کنترل دسترسی، برنامه‌ریزی برنامه درسی و یا برنامه‌ریزی زمانی نه‌تنها مدیران را قادر می‌سازد که به سیستم مدیریتی کمتری نیاز داشته باشند، بلکه اطلاعات منسجم و آنالیز شده را در اختیار آنها قرار می‌دهد.

بنابراین، اگر به دنبال راهکارهایی هستید که اتوماسیون حضور و غیاب را با سایر سیستم‌های کنترل دسترسی ادغام کنید، حتماً موضوع را با شرکت عرضه‌کننده در میان بگذارید و از آنها بخواهید که سیستم‌های پیشرفته برای شما انتخاب کنند. البته توجه داشته باشید که استفاده از این اتوماسیون حضور و غیاب پیشرفته مستلزم بهره بردن از سیستم کامپیوتری قوی است که باید مد نظر قرار دهید و تمهیدات لازم را تدارک ببینید.

 *چه مزایای دیگری می‌خواهید!؟

مزایای نرم افزار حضور و غیاب متعدد هستند و اگرچه داشتن یک اتوماسیون پیشرفته می‌تواند امتیازات بسیاری در اختیار شما قرار دهد، اما برخی از شرکت‌های امنیتی به این موارد بسنده نکرده و به دنبال گزینه‌هایی هستند که عملکرد اتوماسیون را بهتر کند. یکی از این گزینه‌ها، بهره بردن از سیستم ابری است که کنترل بهتر اتوماسیون حضور و غیاب را به شما هدیه می‌دهد. سیستم ابری به کمک اینترنت به شما این امکان را می‌دهد که کلیه قسمت‌ها را از راه دور کنترل کنید و نیازی به جابجایی مکرر در داخل ساختمان یا مجموعه نداشته باشید.

اگر قصد تهیه  اتوماسیون حضور و غیاب   پیشرفته برای سازمان خود دارید، می‌توانید با شرکت فرزان کارت آسیا در تماس باشید و از جزئیات اتوماسیون و نحوه خرید آنها مطلع شوید.