راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

خرید دستگاه حضور و غیاب و مزایای آن در مطالب قبلی شرح داده شد و شیوه‌های انتخاب یک اتوماسیون حضور و غیاب مناسب را بررسی کردیم. اما خرید این دستگاه و سیستم آن باید مطابق با اصول خاصی صورت گیرد و فرد خریدار باید اطلاعات کاملی از نیاز خود و قابلیت‌های دستگاه داشته باشد. در انجام فرایند حضور و غیاب مواد مختلفی باید مد نظر قرار گیرد که همه آنها در انجام درست کار دستگاه مؤثر هستند. بنابراین، قبل از اقدام برای خرید دستگاه حضور و غیاب باید در طی یک یادداشت یا دفترچه نیازهای خود را ذکر کنید و سپس دستگاه را انتخاب کنید.

به‌طورکلی، کسانی که گزینه  خرید دستگاه حضور و غیاب  را برای اداره، سازمان یا شرکت خود انتخاب می‌کنند، چند هدف ویژه را دنبال می‌کنند. اولین هدف آنها کنترل تردد و شناسایی افرادی است که در طول روز به شرکت مراجعه می‌کنند. در ضمن در کنار این تشخیص هویت، کارهایی مانند آمار ساعت کاری، ثبت حضور و غیاب افراد، گزارش ماهانه و سالانه کارکنان، و مواردی ازاین‌دست صورت می‌گیرد که از هر لحاظ می‌تواند به سود مدیر و کسب و کار وی باشد.

بنابراین، با توجه به اهمیت این موضوع و پیچیده بودن خرید دستگاه حضور و غیاب ، در این مطلب چند نکته مهم تأثیرگذار بر این فرایند را ذکر خواهیم کرد که می‌تواند شما را در این مسیر یاری کند. پس با ما همراه باشید!

* تأثیر شیوه تشخیص هویت بر خرید دستگاه حضور و غیاب

اولین، مهم‌ترین و اصلی‌ترین نکته‌ای که هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید مد نظر قرار گیرد، شیوه تشخیص هویت و کنترل تردد کارکنان است. امروزه به لطف پیشرفت تکنولوژی و همچنین خصوصیات منحصربه‌فردی که در انسان‌ها وجود دارد، شیوه‌های متعددی برای شناسایی افراد به وجود آمده است که عبارت‌اند از:

1.مشخصات بایومتریک:

در این دستگاه‌ها از اطلاعات حیاتی افراد مانند اثرانگشت، اسکن عنبیه، اسکن صوت و حتی اسکن کف دست برای شناسایی افراد استفاده می‌شود. این دستگاه‌ها بسیار ایمن هستند و نحوه کار با آنها بسیار ساده است.

2.رمز ورود:

ثبت رمز ورود یکی دیگر از شیوه‌های تشخیص هویت در دستگاه‌های حضور و غیاب است که کار با آن تقریباً راحت است؛ با این تفاوت که در مورد این دستگاه‌ها احتمال فراموش کردن رمز وجود دارد.

3.کارت‌های هوشمند و مغناطیسی:

استفاده از کارت‌های هوشمند یک شیوه نسبتاً جدید است که کارت‌های مایفر به پیشرفت این تکنولوژی کمک شایانی کرده‌اند. این کارت‌ها انواع مختلفی دارند و برخی به صورت تماسی و برخی نیز به صورت غیر تماسی هستند.

هر کدام از این شاخه‌ها به زیرشاخه‌های متعددی تقسیم می‌شوند و تنوع این دستگاه‌ها بسیار بالاست. بنابراین توصیه ما این است که قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، ابتدا به‌طور کامل آنها را مطالعه کرده و با کارکرد آنها آشنایی داشته باشید.

* حافظه دستگاه حضور و غیاب و تعداد افراد استفاده‌کننده

دومین عامل مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب ، میزان حافظه دستگاه و تعداد افرادی است که از این ‌دستگاه استفاده می‌کنند. شرکت‌های تولیدکننده آیت دستگاه‌ها برای ایجاد تنوع در محصولات خود و همچنین منعطف بودن دستگاه برای قیمت‌های مختلف، از حافظه‌های مختلف در آنها استفاده کرده‌اند و هر کدام از آنها می‌توانند تعداد مشخصی از افراد را پوشش دهند. بنابراین قبل از خرید دستگاه باید تعداد کارکنان احتمالی که از این ‌دستگاه استفاده می‌کنند را مشخص کنید و با توجه به تعداد آنها دستگاه را انتخاب کنید. البته توجه داشته باشید که ثبت زمان حضور و غیاب حجم چندانی ندارد و دستگاه می‌تواند میلیون‌ها تردد را ثبت کند؛ اما ذخیره اطلاعات افراد به صورت اولیه ممکن است حجم بیشتری داشته باشد و شما را با دردسرهای بیشتری مواجه کند.

* گرفتن خروجی و ارائه اطلاعات به مدیران ارشد

هدف از خرید دستگاه حضور و غیاب در یک شرکت، ثبت زمان ورود و خروج کارکنان و همچنین ساعات کاری آنها در طول هفته و ماه است. بنابراین اطلاعات خروجی از این ‌دستگاه می‌تواند معیار خوبی برای کار کردن کارکنان و بازدهی آنها باشد. بااین‌وجود، گرفتن خروجی برای دستگاه‌های حضور و غیاب بسیار حیاتی است و اگر این خروجی به صورت اطلاعات تفکیک شده و مرتب شده باشد، انتخاب شما ایده آل خواهد بود. برخی از این ‌دستگاه قابلیت اتصال به نرم افزار ارزشیابی کارکنان  را دارند و همزمان که اطلاعات را ثبت می‌کنند، همان اطلاعات را به سیستم مدیریت انتقال می‌دهند.

بنابراین هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب  از فروشنده بخواهید که این قابلیت دستگاه را برای شما شرح دهد و در صورت امکان دستگاهی انتخاب کنید که قابلیت گرفتن خروجی اطلاعات را به شما بدهد و حتی آنها را مستقیم به نرم افزار ارزشیابی کارکنان انتقال دهد. توجه داشته باشید که دستگاه‌های حضور و غیاب میزان تقلب را به حداقل می‌رسانند و می‌توانید با خیال راحت از این اطلاعات استفاده کنید.

* قیمت خرید دستگاه حضور و غیاب

یکی دیگر از مواردی که می‌تواند فرایند خرید دستگاه حضور و غیاب را تحت تأثیر قرار دهد و حتی شما را مجبور کند که گزینه انتخابی خود را تغییر دهید، قیمت دستگاه و بودجه شما است. در هر صورت، هر فردی که قصد خرید یک دستگاه یا ماشین را دارد برای آن برنامه ریزی کرده و با توجه به بودجه سالانه یا ماهانه خود، یک هزینه شخص برای خرید آن دستگاه در نظر می‌گیرد. در مورد دستگاه حضور و غیاب نیز همین موضوع صادق است و شما نیز با توجه به اینکه اطلاعات لازم را قبلاً دریافت کرده‌اید، بودجه کافی برای خرید دستگاه حضور و غیاب در نظر گرفته‌اید.

حال اگر در لحظه خرید دستگاه حضور و غیاب متوجه شوید که قیمت دستگاه‌ها بیشتر است، مطمئناً با مشکل مواجه خواهید شد و باید انعطاف بیشتری در بودجه خود در نظر بگیرید. این شیوه به شما این امکان را می‌دهد که بدون تغییر گزینه فرایند خرید خوبی داشته باشید. بنابراین توصیه ما این است که ابتدا به کمک اینترنت سری به فروشگاه‌های اینترنتی مختلف مانند فرزان کارت آسیا بزنید و ضمن مطالعه مشخصات دستگاه، قیمت آنها را نیز بپرسید. البته باز به این قیمت‌ها اعتماد نکنید و سعی کنید کمی تغییر در بودجه خود در نظر بگیرید و در صورت تغییر قیمت‌ها، دستگاه مطلوب خود را بخرید.

* نرم افزار حضور و غیاب

نوع و کارایی نرم افزار حضور و غیاب نیز در خرید دستگاه حضور و غیاب اهمیت دارد و هرچه این نرم افزار قابلیت بیشتری داشته باشد، یعنی دستگاه نیز در موقعیت‌های مختلف کاربرد دارد. امروزه نرم افزارهای مختلفی برای انجام حضور و غیاب ساخته شده‌اند و بیشتر آنها با دستگاه سازگاری دارند. اما برخی دیگر از   اتوماسیون‌های حضور و غیاب  به صورت مستقل طراحی و ساخته شده‌اند و به صورت عمومی با بسیاری از دستگاه‌های مختلف سازگاری دارند. این اتوماسیون می‌تواند با برنامه ارزشیابی کارکنان همخوانی داشته باشد و اطلاعات را به صورت تفکیک شده و تنظیم شده به این برنامه انتقال دهد.

در ضمن اتوماسیون حضور و غیاب این امکان را فراهم می‌کند که مدیران بدون واسطه از دستگاه خروجی بگیرند و از این اطلاعات در کارهای خود استفاده کنند. به‌عنوان‌مثال، این نرم افزار را می‌توان بر روی زمان‌های ورود و خروج تنظیم کرد و حتی در آن برنامه کاری کارکنان را وارد کرد و دیگر نیازی به مراجعه حضوری کارکنان برای دریافت برنامه کاری نباشد. بنابراین، قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب از فروشنده بخواهید که وضعیت نرم افزار را برای شما شرح دهد و یک انتخاب خوب داشته باشید.

* وضعیت صفحه نمایش

صفحه نمایش یکی از قسمت‌های دستگاه است که به‌مرورزمان پیشرفت کرده است و از یک صفحه دیجیتالی معمولی به یک صفحه نمایش پیشرفته تغییر کرده است. به لطف رشد تکنولوژی‌های هوشمند، امروزه انواع مختلفی از صفحه نمایش با قابلیت نشان دادن رنگ‌های مختلف ساخته شده است که برای بالا بردن کیفیت کار دستگاه اهمیت دارند. در مورد خرید دستگاه حضور و غیاب ، باید به 3 نکته مهم در مورد صفحه نمایش دستگاه توجه داشته باشید: صفحه نمایش زیاد بزرگ یا کوچک نباشد، نوع صفحه آن از چه مدلی بوده و نسبت به چه مواردی مقاوم است، و محافظ صفحه نمایش را نیز در نظر بگیرید.

* شیوه‌های اتصالی دستگاه حضور و غیاب

به‌طورکلی دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توانند از چند شیوه رایج در بین تجهیزات الکترونیکی برای اتصال به سیستم مادر بهره می‌برد. جدیدترین مدل این دستگاه‌ها از امواج وای فای بهره می‌برند و سرعت عمل خوبی نیز دارند. در نمونه‌های قدیمی‌تر از بلوتوث و سیم کابل برای اتصال دستگاه استفاده می‌کنند. توجه داشته باشید که خرید دستگاه حضور و غیاب با اتصالات کابلی گزینه بهتری است و اگر امکان استفاده از این گزینه را دارید، حتماً آن را انتخاب کنید. اگرچه گزینه‌های دیگر نیز مطمئن و کارآمد هستند، اما اتصال کابلی به نوعی مطمئن‌تر از گزینه‌های دیگر است.

برای خرید دستگاه حضور و غیاب ، گزینه‌های متعدد از شرکت‌های مختلف در اختیار دارید و اگرچه شاید مثبت به نظر برسد، اما درنهایت گیج‌کننده است. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این دستگاه‌ها و قیمت آنها با ما در فرزان کارت آسیا در تماس باشید و برای دیدن محصولات به بخش  حضور و غیاب  مراجعه کنید.