حقایقی در مورد اتوماسیون حضور و غیاب

مطالب زیادی در مورد اتوماسیون حضور و غیاب و به طور ویژه دستگاه حضور و غیاب در وبلاگ ما منتشر شده است، اما چیزی که اهمیت دارد این است که از این نرم افزار و دستگاه همراه آن می‌توان انتظاراتی بسیار بالا داشت و به نوعی امنیت یک کسب و کار را به عملکرد آنها وابسته کرد. در چند سال اخیر استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در بسیاری از نهادها و سازمانهای دولتی و خصوصی رواج داشته است و به نوعی می‌توان ادعا کرد که اکثر آنها از ظرفیت چنین دستگاه‌هایی مطلع هستند.

 به عنوان مثال، در بسیاری از این مؤسسات، سیستم ثبت حضور و غیاب به صورت دستی از بین رفته و عملاً با استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب کارتی ، چشمی، اثر انگشتی، رمزی یا غیره این فرایند را انجام می‌دهند. از سوی دیگر، برخی شرکت‌ها در تولید و ساخت نرم افزار و دستگاه آن فعالیت دارند و همین موضوع باعث شده است که تنوع محصولات آنها بسیار بالا باشد.

پس در گروه فرزان کارت آسیا تصمیم گرفتیم که به بررسی اتوماسیون حضور و غیاب بپردازیم و ضمن معرفی برخی نکات ویژه در رابطه با آنها، عملکرد این نرم افزار در حوزه‌های مختلف را مورد بررسی قرار دهیم.

* اتوماسیون حضور و غیاب چه تفاوتی با دستگاه حضور و غیاب دارد؟

اولین سوالی که احتمالاً برای مدیران ارشد و سرپرستان بخش حراست شرکت‌ها در این زمینه مطرح می‌شود، این است که تفاوت اتوماسیون حضور و غیاب با دستگاه حضور و غیاب چیست؟ به عنوان یک گروه فعال و با سابقه در این زمینه، اعتقاد ما این است که مقایسه این دو ابزار در کنار یکدیگر چندان صحیح نیست و بهتر است که عملکرد آنها را برای پشتیبانی از یکدیگر در نظر بگیریم.

برای درک بهتر این موضوع، یک کامپیوتر را در نظر بگیرید که از بخش سخت افزاری و نرم افزاری تشکیل شده است. همانطور که قرار گرفتن سخت افزارها در کنار یکدیگر منجر به ایجاد یک سیستم پیشرفته می‌شود، نرم افزارهایی مانند ویندوز و سایر سیستم عامل‌ها کمک می‌کنند که این سخت افزارها در کنار یکدیگر و برای یک هدف مشخص حرکت کنند. پس باید این حقیقت را بپذیریم که عملاً دستگاه حضور و غیاب بدون نرم افزار آن نمی‌تواند کارایی خاصی داشته باشد.

دستگاه‌های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند که می‌توان به دستگاه حضور و غیاب چشمی، دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی و دستگاه حضور و غیاب کارتی اشاره کرد. وظیفه این دستگاه‌ها اسکن اطلاعات پرسنل و ذخیره سازی آنها در قالب اطلاعات هویتی است. این اطلاعات باید در حافظه دستگاه ذخیره شده و پس از هر بار اسکن اطلاعات، امکان مقایسه آنها فراهم شود.

اینجاست که اتوماسیون حضور و غیاب نقش خود را نشان می‌دهد و به عنوان یک پل ارتباطی عمل می‌کند. این اتوماسیون کلیه اطلاعات اولیه را ذخیره کرده و زمینه تبدیل اطلاعات جدید را نیز فراهم می‌کند. پس با اطمینان می‌توان گفت که بین نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب نمی‌توان تفاوت قائل شد و باید آنها را به صورت یک سیستم واحد در نظر گرفت.

* اتوماسیون حضور و غیاب چگونه عمل می‌کند؟

اگر به بخش محصولات ما و به طور ویژه بخش حضور و غیاب  رفته باشید، با دستگاه‌های مختلفی آشنا می‌شوید که هر کدام از آنها با یک سیستم خاص عمل می‌کنند. این شیوه باعث شده است که حتی اسم آنها نیز تغییر کند. با توجه به این اسم‌ها می‌توان به نوعی عملکرد آنها را نیز درک کرد. مثلاً یک دستگاه حضور و غیاب چشمی از اسکن شبکیه چشم برای تأیید هویت افراد استفاده می‌کنند و یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی از اثر انگشت.

در بند قبلی به این نکته اشاره کردیم که نرم افزار حضور و غیاب به عنوان یک سیستم عامل و پشتیبان عمل می‌کند. وقتی که یکی از کارکنان اقدام به ثبت زمان ورود یا خروج خود می‌کند، اطلاعات هویتی از طریق دوربین دستگاه یا از طریق سیستم اسکن کارت پرسنلی دریافت می‌شود و به صورت اطلاعات رمز گذاری شده ذخیره می‌شود. این اطلاعات جدید با اطلاعات ذخیره شده قبلی مقایسه می‌شود و اگر اتوماسیون تشخیص دهد که این اطلاعات با یکدیگر مشابه هستند، فرآیند احراز هویت انجام گرفته و زمان تردد آنها ثبت می‌شود.

در کنار این موضوع، می‌توان از  اتوماسیون‌های حضور و غیاب  در ارزشیابی پرسنل نیز استفاده کرد. این نرم افزارها قابلیت دسته بندی کارکنان به گروه‌های مختلف را دارند و می‌توانند اطلاعات ورود و خروج آنها را به صورت دسته بندی شده به گروه‌های مدیریتی گزارش کنند. پس بخش کارگزینی می‌تواند این اطلاعات را به نرم افزار ارزشیابی ۳۶۰ درجه کارکنان انتقال داده و زمینه بررسی عملکرد کارکنان را فراهم بیاورد.

* اهمیت اتوماسیون حضور و غیاب در بالا بردن کارایی پرسنل

در انتهای بند قبلی از انتقال اطلاعات ذخیره شده در اتوماسیون حضور و غیاب به نرم افزار ارزشیابی کارکنان صحبت کردیم. نرم افزار ارزشیابی کارکنان یک سیستم پیشرفته و ویژه است که اطلاعات عملکرد کارکنان را دریافت کرده آنها را در قالب‌های مختلفی گزارش می‌کند. به عنوان مثال، در این نرم افزار مشخص می‌شود که هر کدام از کارکنان در طول یک ماه اخیر به چه اندازه فعالیت داشته‌اند و حوزه فعالیت آنها به چه صورت بوده است. در این نرم افزار این امکان برای مدیران وجود دارد که کارکنان را با یکدیگر مقایسه کرده و به آنها از لحاظ عملکرد، امتیازات مختلف بدهند.

ارتباط مناسب بین اتوماسیون حضور و غیاب و تیم‌های ارزشیابی کارکنان برای یک سازمان دولتی و خصوصی بسیار مهم است و می‌توانند اطلاعات اولیه خود را از یک منبع دقیق و موثق کسب کنند. با توجه به اینکه سطح امنیت در نرم افزار حضور و غیاب بسیار بالاست، استفاده از این اطلاعات با اطمینان بالاتری صورت گرفته و مدیران ارشد به راحتی می‌توانند آنالیزهای مختلفی بر روی کارکنان خود انجام دهند.

* کارت پرسنلی ابزاری برای ثبت زمان حضور و غیاب

روش‌های مختلفی برای استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب معرفی شده است و به همین دلیل شاهد ساخت دستگاه حضور و غیاب چشمی و دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی و دستگاه حضور و غیاب اسکن چهره و دستگاه حضور و غیاب کارتی و دستگاه حضور و غیاب رمزی هستیم. یکی از مهمترین ابزارهایی که در این حوزه استفاده می‌شود، کارت شناسایی یا کارت پرسنلی است که با استفاده از تکنولوژی RFID و با یک سیستم هوشمند اجرا می‌شود.

در مطالب قبلی به معرفی انواع تگ های RFID و کاربردهای آنها پرداختیم و قصد نداریم که در این مطلب به طور ویژه و خاص به عنوان بپردازیم. اما در کارت‌های هوشمند با استفاده از این تکنولوژی شرایطی به وجود آمده است که فرد می‌تواند اطلاعات هویتی و حرفه‌ای خود را بر روی کارت ذخیره کرده و از آن به عنوان یک ابزار شناسایی استفاده کند. نحوه استفاده از این کارت‌ها بسیار ساده است با چند آموزش ساده می‌توان امنیت بالایی با کمک آنها ایجاد کرد.

مهم‌ترین امتیازی که یک کارت پرسنلی هوشمند دارد این است که دسترسی به اطلاعات آن و تغییر آنها امکان ندارد و به نوعی احتمال تقلب یا هک شدن اطلاعات آن‌ها بسیار کم است. استفاده از این   کارت‌های شناسایی  به اندازه استفاده از یک کارت خوان یا کارت بانکی ساده است. در واقع کارکنان کارت خود را به سمت دستگاه کارت خوان گرفته و تبادل اطلاعات بین آنها باعث ثبت اطلاعات پرسنل می‌شود. جالب است بدانید که امکان استفاده از کارت شناسایی از راه دور نیز وجود دارد و نیازی به اسکن کارت نیست.

* اهمیت اتوماسیون حضور و غیاب برای پرسنل

با توجه به مطالبی که گفته شد، احتمالاً به این نتیجه رسیده‌اید که اتوماسیون حضور و غیاب برای پرسنل عایدی خاصی ندارد و باعث محدودیت بیشتر آن‌ها می‌شود. در ابتدا باید این حقیقت را بپذیریم که استفاده سازمانها و مدیران ارشد از این نرم افزار، به هدف بالا بردن کارایی پرسنل و بازدهی کار آنهاست؛ اما، این دلیل نمی‌شود که این نرم افزار باعث محدودیت پرسنل و اعمال کنترل بیشتر بر رفتار آنها شود.

در واقع دستگاه حضور و غیاب امتیازات متعددی دارد و می‌تواند برای پرسنل نیز مفید باشد. یکی از این امتیازات، مربوط به حوزه کارگزینی و بکارگیری پرسنل در بخش‌های مختلف است. اطلاعات ورود و خروج پرسنل مستقیماً به بخش کارگزینی وارد می‌شود و بخش کارگزینی نیز مشخص می‌کند که هر کدام از پرسنل در چه بخشی فعالیت کنند. سازندگان این نرم افزارها توانسته اند شرایطی را به وجود بیاورند که گروه کارگزینی و بخش مدیریت از طریق آن با پرسنل در ارتباط بوده و فعالیت‌های روزانه و ماهانه آنها را مشخص کنند.

 نحوه استفاده از این قابلیت به این صورت است که بخش کارگزینی وظایف هرکدام از پرسنل را به صورت روزانه در بخش مخصوص آنها قرار داده و زمانی که کارکنان برای ثبت اطلاعات ورود خود به دستگاه مراجعه می‌کنند، این برنامه روزانه را دریافت کرده و نیازی به مراجعه به مدیران ارشد یا بخش کارگزینی ندارند.

حتی این قابلیت نیز در اتوماسیون دیده شده است که در انتهای هر ماه یک آمار کلی از فعالیت پرسنل ارائه می‌شود تا از وضعیت حقوق خود با توجه به میزان فعالیت ماهانه خود مطمئن شوند.

امیدواریم با این مطلب توانسته باشیم که بخشی از ابهامات و سؤالات شما را در زمینه استفاده از دستگاه حضور و غیاب و اتوماسیون حضور و غیاب برطرف کرده باشیم. اگر هنوز هم دچار ابهام هستید، با کارشناسان فنی ما در تماس باشید.