چگونه یک نرم‌ افزار حضور و غیاب مناسب انتخاب کنیم؟

نرم‌ افزار حضور و غیاب نقشی غیرقابل‌انکار در کنترل زمان تردد کارکنان و ارزشیابی نهایی آن دارد و تقریباً به یک جزء جدایی‌ناپذیر از سیستم‌های اداری تبدیل شده است. اگر به ادارات و سازمان‌های مختلف سری بزنید، مطمئناً متوجه خواهید شد که نرم‌ افزار حضور و غیاب نقشی فراتر از یک نرم‌افزار ساده بر عهده دارد. همان‌طور که در فرایندهایی که انسان به صورت مستقیم نقش داشته باشند، احتمال خطای انسانی وجود دارد، در مورد نرم‌ افزار حضور و غیاب نیز این نگرانی و مشکل وجود داشته است. بنابراین، استفاده از نیروی انسانی برای کنترل تردد کارکنان جای خود را به یک نرم‌افزار و سیستم هوشمند داده است که توانایی تطبیق‌پذیری بالایی دارد.

به‌هرحال، اگر در سال جدید تصمیم به خرید نرم‌ افزار حضور و غیاب گرفته‌اید و می‌خواهید یک سیستم مناسب برای شرکت خود انتخاب کنید، در ادامه اطلاعات کاملی در مورد این نرم‌افزار و سیستم‌های همراه آن ذکر خواهیم کرد که چگونگی خرید سیستم را برای شما راحت‌تر خواهد کرد. اگر هم در مورد نرم‌ افزار حضور و غیاب اطلاعات مناسبی دارید، می‌توانید از محصولات ما در سایت فرزان کارت آسیا دیدن کنید و نوع مناسب آن را با توجه به نیاز خود انتخاب کنید.

* سیستم و نرم‌ افزار حضور و غیاب چیست؟

سیستم‌های حضور و غیاب (attendance systems) یک سیستم هوشمند و دیجیتالی است که به کارکنان اجازه ثبت زمان‌های ورود و خروج را به کمک ساعت‌های الکترونیکی، کامپیوترهای متصل به اینترنت، گوشی‌های همراه و تلفن‌ها به صورت ساعت می‌دهد. این داده‌ها بلافاصله به نرم‌ افزار حضور و غیاب منتقل می‌شوند و پس از یکپارچه‌سازی در اختیار مدیران ارشد قرار می‌گیرد. مدیران نیز می‌توانند به کمک این داده‌ها به ارزشیابی کارکنان خود بپردازند و از این طریق حقوق و دستمزد آنها را محاسبه کنند.

باوجوداینکه  نقش اصلی سیستم حضور و غیاب  به ثبت زمان تردد کارکنان برمی‌گردد، اما مدیران می‌توانند انتظارات دیگری نیز از این سیستم داشته باشند. به‌عنوان‌مثال:

1. دریافت داده و اطلاعات واقعی از اینکه چه کسی کار می‌کند؟ چه کسی حضور ندارد؟ چه کسی دیر رسیده است؟ و چه کسی در حال کار و فعالیت است؟

2. مدیران زمان پرداخت و همچنین نحوه پرداخت‌ها

3. ایجاد برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه برای کارکنان

4. ارائه اطلاعات دقیق مربوط به کارکنان به مدیران و صاحبان کسب‌وکار

5. سیستم حضور و غیاب ویژگی‌های خاصی دارند که کارکنان می‌توانند به کمک آن از وظایف خود در مواقع مختلف مطلع شوند و به‌این‌ترتیب نحوه کارکرد آنها ثبت می‌شود.

* چرا نرم افزار حضور و غیاب حضور و غیاب بخریم؟ یا اصلاً چرا نخریم؟

بزرگ‌ترین مزیت سیستم‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب این است که نیاز به کارت دسترسی و ثبت زمان را از بین می‌برند. تمام زمان‌های حضور و غیاب با استفاده از مشخصاتی ثبت می‌شوند که نیاز به حمل کارت شناسایی ندارند، اگرچه هنوز هم برخی از سیستم‌های حضور و غیاب با کارت شناسایی کار می‌کنند. سیستم‌های حضور و غیاب احتمال اشتباه را کاهش می‌دهند و کاربران و مدیران می‌توانند اطمینان داشته باشند که از یک شیوه مطمئن استفاده می‌کنند. یکی دیگر از ویژگی‌های مثبت نرم‌افزارهای حضور و غیاب   ،  مدیریت زمان با توجه به نیازهای سازمانی و شرکت است. این سیستم باعث می‌شود که آمار لحظه‌ای کارکنان ثبت شده و مدیران برنامه روزانه خود را با توجه به آنها پیاده‌سازی کنند.

اما، بزرگ‌ترین عیب سیستم‌های حضور و غیاب این است که نسبت به ثبت زمان به صورت دستی گران‌تر هستند. در شیوه‌های قدیمی کارکنان هرروز زمان ورود و خروج خود را به صورت دستی ثبت می‌کردند و با استفاده از یک کارت کاغذی به داخل یا خارج مجموعه تردد داشتند. یکی دیگر از ناکامی‌های احتمالی نرم‌افزارهای حضور و غیاب این است که کارکنان احساس می‌کنند که به صورت مداوم تحت کنترل مدیران ارشد خود هستند. اگرچه این مشکل چندان جدی نیست، اما احساس خوشایند یک کارمند در محل کار، می‌تواند به انگیزه وی در کار کردن به صورت جدی کمک کند.

اساساً هدف یک سیستم پیگیری و حضور و غیاب، بالا بردن راندمان کاری شرکت و درنهایت رضایت کارکنان و مدیران شرکت است. بنابراین، استفاده از سیستم حضور و غیاب نمی‌تواند به مشکلات خیلی حادی منجر شود و مدیران باید این موضوع را برای کارکنان خود روشن کنند که استفاده از نرم‌ افزار حضور و غیاب به‌منزله ورود آنها به حریم خصوصی کارکنان نیست.

* هزینه و قیمت سیستم حضور و غیاب

قیمت سیستم و نرم‌ افزار حضور و غیاب بستگی بسیاری به نوع سیستم پایه‌ای آن، یعنی سیستم‌های ابری (cloud-based) یا سیستم درون‌سازمانی (on-premises)، دارد. سیستم‌های حضور و غیاب بر مبنای سیستم ابری هزینه ماهیانه تکراری کمتری دارند، درحالی‌که سیستم‌های درون‌سازمانی از قیمت اولیه بیشتری برخوردارند.

با استفاده از سیستم‌های درون‌سازمانی، شما تمام هزینه را به صورت پیش پرداخت انجام می‌دهید. درواقع قیمت نرم‌ افزار حضور و غیاب درون‌سازمانی می‌تواند چند هزار دلار باشد که شامل خرید نرم‌افزار، دریافت مجوز برای هر کارمند و قیمت نصب آن باشد. پس از نصب این نرم‌افزار، دیگر نیازی به پرداخت‌های ماهانه نخواهید داشت. بااین‌حال، بعد از خرید نرم‌ افزار حضور و غیاب درون‌سازمانی، هیچ‌گونه پشتیبانی مداوم با به‌روزرسانی نرم‌افزار دریافت نخواهید کرد.

اما در مورد سیستم ابری، قیمت نرم‌افزار متفاوت بوده و برای هر کاربری قیمتی بین 1 تا 10 دلار به صورت ماهیانه باید پرداخت کنید. قیمت این نرم‌افزار به صورت شارژهای ماهیانه پرداخت می‌شود و شرکت ارائه‌دهنده خدمات هزینه خود را به صورت حداقل ماهیانه دریافت می‌کند. البته برخی از شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای حضور و غیاب به صورت ترکیبی از این دو شیوه عمل می‌کنند و همچنان که هزینه نصب و پیاده‌سازی را از شما دریافت می‌کنند، در طول ماه، تمامی به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی‌های نرم‌افزار را صورت می‌دهند و هزینه ماهانه آن را دریافت می‌کنند.

* مزایای ویژه سیستم حضور و غیاب

باوجوداینکه دستگاه   دستگاه حضور و غیاب     نیاز به ثبت دستی زمان ورود و خروج را از بین می‌برد، مزایای ویژه دیگری نیز دارد که عبارت‌اند از:

بینش مالی وسیع‌تر:

یک سیستم حضور و غیاب، ردیابی و پیگیری هزینه‌های شغلی و توزیع نیروی کار را بر عهده دارد و این می‌تواند در بخش بیمه نیز مشکل‌گشا باشد. اطلاع بیشتر در مورد شاخص‌های عملکرد کلیدی سازمان، ازجمله ساعت‌ها و دستمزد، شمار کارکنان و وضعیت برنامه‌ریزی و کار نیز توسط این سیستم فراهم می‌شود.

صرفه‌جویی در هزینه:

نگاه دقیق به قیمت‌های کار و تغییرات در آن می‌تواند یک ابزار صرفه‌جویی در هزینه باشد. طبق محاسبات صورت گرفته، یک شرکت می‌تواند با استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب حدود 5 درصد در هزینه‌های حقوق و دستمزد صرفه‌جویی داشته باشد.

اطلاعات واقعی در مورد زمان

سیستم‌های حضور و غیاب ساعت‌ها، کدهای شغلی و اطلاعات مربوط به خرابی‌ها و مشکلات کارکنان را به‌طور دقیق عنوان می‌کنند. این موضوع می‌توان به   ثبت اطلاعات دقیق و واقعی  در شرکت کمک کند. این سیستم‌ها اغلب می‌توانند سطوح ناامیدی را نه فقط در کارکنان، بلکه مدیران، کارکنان حقوق و دستمزد، متخصصان منابع انسانی و صاحبان سهام را کاهش دهند.

دسترسی کارکنان:

اغلب نرم‌افزارهای حضور و غیاب به کارکنان اجازه می‌دهند که به زمان‌های تردد خود دسترسی داشته باشند. این قابلیت به آنها اجازه می‌دهد که ساعت‌ها را چک کنند، سر وقت خواسته شده حضور داشته باشند و برنامه کاری خود را مشاهده کنند. از طرفی این خصوصیت سیستم حضور و غیاب می‌تواند به سود بخش نیروی انسانی شرکت باشد، زیرا آنها نیز مجبور نخواهند بود که در مورد برنامه کاری کارکنان به‌طور مداوم به آنها پاسخ دهند.

افزایش دقت کارکنان:

از دیگر مزایای ویژه سیستم حضور و غیاب افزایش دقت کارکنان با توجه به ارائه برنامه کاری به آنهاست. با استفاده از این نرم‌افزار، کارکنان از برنامه کاری خود در زمان‌های مختلف مطلع هستند و با آمادگی بیشتری در محل حضور می‌یابند.

محاسبات اضافه‌کاری:

از هرچی که بگذریم، اضافه‌کاری یکی از محبوب‌ترین بخش‌های فیش حقوقی است که کارکنان در نگاه اول آن را چک می‌کنند. سیستم‌های حضور و غیاب به محاسبه دقیق زمان اضافه‌کاری کمک می‌کنند و این برای هر دو طرف می‌تواند مفید باشد. زیرا امکان تقلب و یا خطای انسانی در محاسبه اضافه‌کاری از بین می‌رود و درنهایت به صرفه‌جویی در هزینه‌ها خواهد انجامید.

مزایای بیمه‌ای:

سیستم‌های حضور وغیاب یک ابزار عالی برای ارزیابی شرایط بیمه هستند. بسیاری از شرکت‌های بیمه‌ای به اطلاعاتی در مورد کل ساعت‌های کاری کارکنان نیاز دارند و استفاده از نرم‌ افزار حضور و غیاب باعث می‌شود که دسترسی آنها به این اطلاعات ساده‌تر باشد.

* به هنگام خرید نرم‌ افزار حضور و غیاب به چه مواردی توجه کنیم؟

با توجه به سیستم‌های حضور وغیاب در بازار، می‌توان انتخاب و خرید یک نرم‌ افزار حضور و غیاب مناسب را کار مشکلی دانست. هنگامی‌که یک سیستم حضور و غیاب می‌خرید، مواد مختلفی را باید مد نظر قرار دهید که به صورت زیر لیست شده‌اند:

1. گزینه‌های حضور و غیاب منعطف:

این سیستم‌ها به کارکنان شما اجازه خواهند داد که زمان تردد خود را با روش‌های مختلفی مانند کامپیوتر، گوشی هوشمند، رایانه لوحی، ساعت یا تلفن ثبت کنند. انعطاف‌پذیری سیستم حضور و غیاب به معنی راحت‌تر بودن کار با آنها و تمایل بیشتر کارکنان به استفاده از آنهاست.

2. ثبت زمان به صورت دقیق:

سیستم حضور وغیاب بهتر به‌منزله این است که کارکنان از زمان ثبت شده خود اطمینان دارند و مطمئن هستند که تلاش آنها برای مدیران اهمیت دارد. بنابراین هنگام خرید نرم‌ افزار حضور و غیاب به زمان واقعی اهمیت دهید و از ساعات برنامه‌ریزی شده قبلی استفاده نکنید.

3. پیگیری مسائل مختلف:

مطمئن شوید که یک سیستم را انتخاب کنید که نیاز مختلف شما را نسبت به زمان پاسخگو باشد و تنها کارایی آن به ثبت زمان ورود و خروج کارکنان نباشد. این قابلیت‌ها می‌تواند به مدیریت برنامه کارمندان، و محاسبات مالی آنها باشد.

4. سازگاری و مطابقت با گوشی همراه:

ازآنجاکه بسیاری از کارکنان و مدیران خارج از دفتر خود کار می‌کنند، شما باید یک سیستم حضور وغیاب انتخاب کنید که با گوشی همراه مطابقت داشته باشد و امکان کنترل کارکنان از راه دور و با استفاده از گوشی فراهم باشد. با استفاده از این قابلیت نه‌تنها زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت خواهید کرد، بلکه موارد مختلف دیگر را می‌توانید به کارکنان ارائه دهید.

5. سهولت در استفاده:

برای انتخاب سیستم حضور و غیاب، به دنبال یک سیستم با سهولت در استفاده باشید. این به کاربران امکان استفاده راحت‌تر و بدون دردسر را می‌دهد.

6. گزینه‌های یکپارچه‌سازی:

یکپارچه‌سازی سیستم حضور و غیاب با تجهیزات مختلف مانند دوربین مداربسته باعث بالا رفتن قابلیت آنها می‌شود. از طرفی یکپارچه‌سازی با برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی مانند برنامه‌های منابع انسانی می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان منجر شود.

7. هشدار در مورد تایم کاری:

برخی از سیستم‌های حضور و غیاب از قابلیت هشدار در مورد تایم کاری برخوردارند. این نرم‌افزارها زمان ورود به اضافه‌کاری، زمان شروع کار و پایان کار را به کارکنان هشدار می‌دهند. این می‌تواند در کنترل هزینه‌ها به کسب‌وکار شما کمک کند.

* آیا سیستم‌های حضور و غیاب فقط برای کسب‌وکارهای با کارکنان ساعتی مناسب هستند؟

با توجه به اینکه کار اصلی  سیستم‌های حضور و غیاب به زمان تردد اختصاص دارد، این سؤال پی می‌آید که آیا برای فقط برای کسب‌وکارهای با کارکنان ساعتی مناسب هستند. قابلیت‌های منحصربه‌فرد سیستم حضور و غیاب باعث می‌شود که امکان استفاده از آن در شرکت‌های مختلف وجود داشته باشد و از آن برای اهداف خاصی استفاده شود. بنابراین، نگران کارایی نرم‌افزارهای حضور و غیاب نباشید و با خیال راحت سیستم موردنظر خود را انتخاب کنید.

اگر قصد انتخاب و خرید سیستم و نرم‌ افزار حضور و غیاب مناسب برای کسب‌وکار خود دارید، با کارشناسان فرزان کارت آسیا در تماس باشید و از آخرین تغییرات قیمتی آنها مطلع شوید.