6 راه برای بالا بردن امنیت دفتر کاری

امنیت دفتر کاری یکی از مسائلی است که بسیاری از شرکت‌ها با آن درگیر هستند و معمولاً شیوه‌های مختلفی برای ایجاد این سیستم ایمنی به کار می‌گیرند. از کنترل تردد فیزیکی گرفته تا استفاده از   انواع قفل دیجیتال  ، دستگاه‌های حضور و غیاب و سایر موارد دیجیتالی، همگی روش‌هایی هستند که از گذشته تاکنون توسط انسان‌ها مورد استفاده قرار گرفته‌اند. باوجوداینکه این سیستم‌ها نقش خود را به خوبی ایفا کرده‌اند و از لحاظ امنیتی نمره خوبی گرفته‌اند، اما هنوز هم بسیاری از مدیران نسبت به امنیت دفتر کاری خود مطمئن نیستند و دنبال شیوه‌های جدید می‌گردند.

طبیعتاً امنیت دفتر کاری ممکن است به چند دلیل با خطر مواجه شود. از ویروسی کردن سیستم‌های کامپیوتری گرفته تا ورود رقبا یا حتی ورود افراد شاکی از کار دفتر، هر کدام می‌توانند به نوعی برای روند کاری شرکت و کارکنان مشکل ساز باشد. برای هر کدام از این تهدیدها روش خاصی وجود دارد؛ اما برخی از شرکت‌های تولید سیستم‌های امنیتی پا را فراتر گذاشته و اقدام به تولید سیستم‌های ترکیبی کرده‌اند که می‌توانند همزمان چند مورد را بررسی کنند. برخی از این سیستم‌های می‌توانند به صورت همزمان مشخصات بایومتریک و کارت تردد را بررسی کنند یا از دوربین‌های مداربسته کمک بگیرند.

اما در این مطلب، ما 6 روش معمولی و ساده را برای بالا بردن امنیت دفتر کاری شرح خواهیم داد که اجرای آنها می‌تواند شما را از بسیاری از مشکلات موجود رها کند. پس تا انتها با ما باشید!

* برای بهبود امنیت دفتر کاری کارکنان غیرمجاز را بشناسید!

اولین گام در بهبود امنیت دفتر کاری این است که از ورود و تردد کارکنان و حتی مراجعه‌کنندگان غیرمجاز جلوگیری کنید. توجه داشته باشید که ورود هر کدام از این افراد می‌تواند یک خطر بالقوه محسوب شود و اگر در حوزه‌های امنیتی فعالیت دارد، میزان این تهدید بسیار بزرگتر است. برای همه کارکنان خود کارت تردد صادر کنید و از آنها بخواهید که هنگام عبور و مرور از این کارت‌ها استفاده کنند. البته شیوه‌های دیگری نیز وجود دارد که می‌توانید از سیستم امنیتی آنها استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، سیستم کنترل تردد اثر انگشتی، یا  سیستم کنترل تردد  رمزی نوعی مرحله تشخیص هویت در ورودی شرکت ایجاد می‌کنند که امنیت دفتر کاری را بالا می‌برند.

تشخیص نفوذ به شرکت در بالا بردن امنیت دفتر کاری بسیار مهم است و اگر بتوانید این مرحله را به خوبی اجرایی کنید، یعنی گام اول را محکم برداشته‌اید. خوشبختانه امروزه قفل‌های دیجیتال و سیستم‌های کنترل تردد به حدی پیشرفت کرده‌اند که می‌توانید برای هر کدام از افراد یک صدای مشخص تعیین کنید و همزمان با ورود آنها به شرکت، شما نیز مطلع خواهید شد. این شیوه را می‌توانید برای افراد ناشناس نیز به کار گیرید و درصورتی‌که فرد ناشناسی وارد محدوده شرکت شود، آژیر مخصوص خود را داشته باشد. البته این شیوه نیازمند هماهنگی بین سیستم‌های کنترل تردد و دوربین مداربسته در شرکت است.

* فقط به کارکنان خود اجازه تردد دهید!

این گزینه در مورد شرکت‌های کوچک و یا شرکت‌های با ملاحظات امنیتی بالا مناسب است و صاحب شرکت می‌تواند تا حد بسیار بالایی از امنیت دفتر کاری خود اطمینان داشته باشد. بهترین انتخاب برای این مورد، قفل‌های دیجیتال هستند. قفل‌های دیجیتال انواع مختلفی دارند و هر کدام از یک سیستم ورودی مشخص بهره می‌برند. قفل‌های اثر انگشتی،  قفل‌های کارتی  ، قفل‌های اسکن صوت، قفل‌های اسکن چشم و قفل‌های رمزی نمونه‌ای از این سیستم‌های تردد هستند که کارایی بسیار بالایی دارند. درواقع، شما هنگام نصب این سیستم‌ها، برای آنها تعریف می‌کنید که تنها کسانی حق ورود دارند که قبلاً هویت آنها احراز شده باشد.

قفل‌های دیجیتال دارای حافظه هستند و می‌توانید اطلاعات کارکنان خود را در سیستم آنها ذخیره کنید. بنابراین برای بالا بردن امنیت دفتر کاری خود، برای کلیه ورودی‌های ساختمان قفل دیجیتال مناسب نصب کنید و اطلاعات کارکنان خود را به این قفل‌ها بدهید و از تردد افراد ناشناس به محدوده دفتر جلوگیری کنید. اگرچه می‌توانید از هر کدام از این قفل‌ها به صورت مستقل استفاده کنید، اما توصیه ما این است که از سیستم امنیتی چندلایه بهره ببرید و قفل‌های دیجیتال ترکیبی مانند قفل دیجیتالی اثر انگشتی، رمزی و کارتی تهیه کنید.

* ثبت زمان تردد را فراموش نکنید!

یکی دیگر از مواردی که می‌تواند امنیت دفتر کاری شما را تحت تأثیر قرار دهد و به شما اجازه دهد که رفتار کارکنان و حتی مراجعه‌کنندگان را در اختیار داشته باشید، ثبت زمان تردد آنهاست. ثبت زمان تردد در دستگاه‌های حضور و غیاب از دیرباز وجود داشته و شرکت‌هایی که کارکنان ساعتی دارند یا حتی می‌خواهند راندمان کاری خود را بالا ببرند از این حربه استفاده می‌کنند. در سالیان گذشته، ثبت زمان بر روی برگه‌های کاغذی بسیار مرسوم بود و یک قسمت به عنوان حراست شرکت مسئولیت این کار را بر عهده داشت. اما به‌مرورزمان این شیوه از رده خارج شده و مشکلاتی مانند ثبت زمان‌های تقلبی و دروغین به وجود آمد.

با ورود اتوماسیون حضور و غیاب  و دستگاه‌های مربوط به آن، امروزه شاهد ثبت زمان تردد در بیشتر مؤسسات هستیم و این بدین معنی است که همه آنها از ورود و خروج کارکنان خود مطلع هستند. بنابراین، اگر شما هم قصد دارید امنیت دفتر کاری خود را بالا ببرید، باید زمان تردد کارکنان خود را ثبت کنید و اکیداً از آنها بخواهید که این کار را در همه لحظات انجام دهند. این موضوع نه‌تنها به بالا بردن راندمان کاری و کنترل ساعت کاری کارکنان کمک می‌کند، بلکه امنیت دفتر کاری شما را تأمین کرده و در صورت بروز مشکل، مدارک مستدل برای نهادهای امنیتی در اختیار خواهید داشت.

* هشدارهای اشتباه (فالس آلارم) را برطرف کنید!

فالس آلارم یا هشدارهای اشتباه یکی از مشکلات رایج در سیستم‌های امنیتی است که می‌تواند مشکلات بسیاری برای شما ایجاد کند. معمولاً فالس آلارم به دلیل حساسیت پایین سیستم امنیتی رخ می‌دهد و اگر سیستم توانایی تشخیص افراد به شکل درست را نداشته باشد به صورت ناخواسته اعلام هشدار کرده و مشکلاتی برای شما به وجود می‌آورد. یکی از راهکارهای بهبود امنیت دفتر کاری این است که این فالس آلارم‌ها را به حداقل برسانید. برخی از افراد برای خلاصی از فالس آلارم‌ها اقدام به خاموش کردن سیستم امنیتی می‌کنند که بسیار حربه بدی بوده و می‌تواند ریسک بالایی داشته باشد.

برای اینکه بتوانید یک سیستم امنیتی خوب داشته باشید و امینت دفتر کاری خود را به این سیستم واگذار کنید، باید نهایت تلاش خود را به کار گیرید که فالس آلارم آن را کاهش دهید. اگر بتوانید یک سیستم امنیتی با کیفیت و حساسیت بالا ایجاد کنید و اطلاعات مربوط به همه کارکنان خود را برای آن تعریف کنید، می‌توانید اطمینان داشته باشید که هر هشداری که از طرف سیستم صادر می‌شود ممکن است نشان دهنده یک خطر باشد. البته می‌توانید برای پشتیبانی از فالس آلارم‌ها از یک دوربین مداربسته کمک بگیرید و از این طریق امنیت دفتر کاری خود را تضمین کنید.

 *مدیریت مراجعین

باوجوداینکه کنترل کارکنان برای امنیت دفتر کاری بسیار مهم است، اما نمی‌توان از مشکلات احتمالی که مراجعین می‌تواند به وجود بیاورند چشم‌پوشی کرد. چه‌بسا کسانی هستند که به نیت خرابکاری و ایجاد مشکل وارد دفتر کاری شما می‌شوند و حتی نمی‌توانید نیت و دلیل کار آنها را تشخیص دهید. بنابراین نیاز دارید که یک سیستم مدیریت مراجعین برای شرکت خود نصب کنید و حتی‌الامکان بازدیدکنندگان را به خوبی بشناسید.

البته شاید برای شما میسر نباشد که کلیه مراجعه‌کنندگان شرکت را بشناسید، اما راهکارهایی وجود دارد که از ورود مستقیم آنها به دفتر کاری خود جلوگیری کنید:

1. مراجعین را با شناسایی کامل، به قسمت مربوطه بفرستید و مانع از ورود وی به سایر بخش‌ها شوید. می‌توانید از سیستم پذیرش در این مورد استفاده کنید.

2. تنها در صورتی به مراجعین اجازه ورود و تردد در ساختمان را بدهید که هویت آنها احراز شده باشد و از اطمینانی بودن آنها مطمئن شوید. می‌توانید این کار را با سیستم‌های دیجیتال تشخیص هویت انجام دهید.

3. در هنگام ورود به ساختمان، امکان دسترسی مراجعین را تنها برای چند بخش خاص فراهم کنید و مانع از ورود آنها به بخش‌های حساس شوید. برای این کار می‌توانید از قفل‌های دیجیتال یا حتی آسانسورهای هوشمند استفاده کنید.

* یک اتاق مخصوص ملاقات ایجاد کنید!

آخرین راهکاری که می‌توانید به کمک آن امنیت دفتر کاری خود را بالا ببرید، ایجاد یک اتاق مخصوص ملاقات است که می‌تواند فراتر از یک اتاق ملاقات معمولی باشد و شما را به اهدافتان برساند. یکی از مزایای اتاق‌های ملاقات این است که شما از قبل بر روی آن تسلط کامل دارید و می‌توانید نکات امنیتی بسیاری بر روی آن پیاده کنید. این سیستم امنیتی می‌تواند از یک قفل دیجیتال در ورودی اتاق شروع شود، با دوربین‌های مداربسته ادامه یابد و سایر سیستم‌های امنیتی نیز در بخش‌های داخلی آن پیاده کرد. البته توجه داشته باشید که هدف شما نوعی پیشگیری و بالا بردن امنیت دفتر کاری است و نباید فضایی خشک و زننده ایجاد کنید.