5 نرم افزار که هر کسب و کار به آن نیاز دارد

امروزه با پیشرفت تکنولوژی و دسترسی به تجهیزات مختلف، زمینه استفاده از نرم افزارهای مختلف در کسب و کار فراهم شده است و می‌توانند به هوشمندسازی فضا کمک کنند. برای هر کسب و کار، علاوه بر اینکه فعالیت منظم و طبق زمان بندی کارکنان اهمیت ویژه‌ای دارد، باید بپذیریم که فعالیت آنها تحت تأثیر میزان مشتریان و وفاداری آنها به کسب و کار قرار دارد. بنابراین، پیاده سازی هرگونه استراتژی به صورت هوشمند یا به صورت سنتی، باید بر اساس عکس العمل نسبت به مشتریان و کارکنان کسب و کار انجام گیرد.

نرم افزارهای مختلفی برای رونق بخشیدن به کسب و کار و همچنین نظم دهی به حضور کارکنان در محل شرکت معرفی شده‌اند که عملکرد هر کدام از آنها با توجه به وظیفه آنها متفاوت است. پنج مورد از این نرم افزارها طبق نظر کارشناسان گروه فرزان کارت آسیا در اولویت قرار می‌گیرند که در ادامه به معرفی آنها خواهیم پرداخت.

* نرم افزار اتوماسیون حضور و غیاب = ثبت زمان ورود و خروج پرسنل

اگر بخواهیم به یکی از مهمترین و اصلی‌ترین ابزارهای بخش مدیریت و بخش نیروی انسانی در حوزه ثبت زمان ورود و خروج پرسنل اشاره کنیم، بدون شک باید از اتوماسیون حضور و غیاب  نام ببریم. این نرم افزار به شکلی طراحی شده است که ضمن احراز هویت کارکنان، زمان ورود و خروج آنها را در شرایط مختلف ثبت کرده به تیم‌های مدیریتی اجازه می‌دهد که برای ارزیابی کلی خود از این نرم افزارها استفاده کنند.

نرم افزارهای حضور و غیاب با یکدیگر متفاوت هستند و هر کدام از آنها ممکن است از شیوه‌های متفاوتی برای انجام تأیید هویت پرسنل استفاده کنند. برخی از این نرم افزارها از طریق اسکن کارت شناسایی، برخی از طریق اسکن اثر انگشت و چهره فرد و برخی دیگر نیز با استفاده از رمز ورود فعال می‌شوند. به طور کلی وظایف اتوماسیون حضور و غیاب را می‌توان به موارد زیر تقسیم بندی کرد:

احراز هویت پرسنل با استفاده از اثر انگشت، کارت تردد، اسکن چهره، رمز ورود، یا سایر روش‌ها؛

ثبت زمان ورود و خروج پرسنل به صورت زمان‌های اولیه و نهایی؛

ثبت زمان ورود و خروج موقت برای زمان مرخصی ساعتی یا روزانه؛

تهیه گزارش نهایی از فعالیت پرسنل جهت انتقال به نرم افزارهای ارزشیابی کارکنان؛

بررسی مدت زمان فعالیت پرسنل جهت امتیاز دهی و تعیین حقوق در کارکنان ساعتی؛

امکان گزارش گیری به صورت فایل نهایی در محدوده‌های زمانی مختلف.

البته در یک مطلب راهنمای نصب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را معرفی کرده‌ایم که می‌توانید از آن نیز کمک بگیرید.

 *اتوماسیون کنترل تردد = بالا رفتن امنیت داخلی شرکت در بخش‌های مختلف

از دیگر نرم افزارهایی که برای پرسنل و همچنین بازدیدکنندگان و مراجعین، به کار گرفته می‌شود، اتوماسیون کنترل تردد است که به شکل‌های مختلفی می‌تواند سخت افزارها را به کار گیرد. این اتوماسیون وظیفه ثبت تردد پرسنل و مراجعین به صورت مجزا را بر عهده دارد و در حقیقت زمان تردد آنها و نحوه تردد آنها را به شکلی دقیق با توجه به سیستم تعریف شده ثبت می‌کند. حتی این اتوماسیون می‌تواند مجوز ورود و خروج کارکنان را به شکلهای مختلف تعریف کند.

نرم افزارهای کنترل تردد به شکل‌های مختلفی عمل می‌کنند و برای هر کدام از آنها که نیاز به سیستم سخت افزاری متفاوتی هست. به عنوان مثال، برخی از این نرم افزارها بر مبنای استفاده از امواج رادیو فرکانسی و تکنولوژی RFID کار می‌کنند که نمونه بارز آن‌ها نرم افزار سرویس ایاب و ذهاب کارکنان و نرم افزار مدیریت ارباب و رجوع است. قابلیت‌هایی که از اتوماسیون کنترل تردد  انتظار می‌رود داشته باشد عبارتند از:

امکان اعمال کنترل بر کلیه ورودی‌ها و خروجی‌ها به محل کسب و کار؛

اعمال اکسس کنترل بر بخش‌های مختلف یک شرکت مانند اتاق‌ها و حوزه‌های مدیریتی؛

جلوگیری از تردد افراد غیر مجاز به بخش‌های مختلف یک شرکت؛

امکان استفاده از نرم افزار در پارکینگ به منظور هوشمند سازی آن؛

امکان ارائه گزارش روزانه و یا ماهانه از ترددهای صورت گرفته در فضای داخلی و خارجی شرکت؛

امکان تعریف تردد برای پرسنل و برخی افراد خاص و همچنین جلوگیری از تردد آنها.

* اتوماسیون تغذیه = به منظور تأمین تغذیه و زمانبندی آن

باید بپذیریم که زمان کاری بیشتر شرکتها و نهادهای آموزشی مانند دانشگاه‌ها و مدارس و به صورتی است که باید تدارک لازم برای تأمین تغذیه کارکنان و دانشجویان در نظر گرفته شود. این موضوع هم به راحت‌تر شدن کار آنها کمک می‌کند و هم بازدهی کلی شرکت را بالا می‌برد. به همین دلیل استفاده از اتوماسیون تغذیه برای هر کسب و کاری می‌تواند ضروری باشد و به انجام فعالیت بهتر پرسنل کمک کند.

  اتوماسیون تغذیه     تقریباً همانند نرم افزار کنترل تردد است و می‌توان آن را برای افراد خاص، به شکلهای متفاوتی تعریف کرد. نمونه ساده و پرکاربرد این اتوماسیون را می‌توانید در دانشگاهها در بین دانشجویان ببینید. در این اتوماسیون به دانشجویان و کارکنان امکان ثبت تغذیه و زمان بندی آن داده می‌شود و می‌توانند به تعداد دلخواه، نوبت‌های غذایی خود را تعریف کنند. برخی از قابلیت‌های اتوماسیون تغذیه عبارتند از:

امکان تعریف تعداد کارکنان یا افراد مهمان برای استفاده از سیستم تغذیه؛

امکان تعریف چند نوع غذا برای افراد مختلف با سلایق مختلف؛

امکان تعریف زمان بندی برای دریافت نوبت‌های غذایی در زمان‌های مختلف؛

امکان ثبت گزارش از غذاهای تحویل داده شده به پرسنل و غذاهای برگشتی؛

امکان شارژ مالی برای خرید غذا به صورت انفرادی و گروهی؛

امکان تأیید هویت افراد و پرسنل برای دریافت نوبت‌های غذایی.

* سیستم وفاداری مشتریان = ثبت اطلاعات مشتریان و تعیین استراتژی آینده

برخلاف مشاغل دولتی، در کسب و کارهای خصوصی و شرکت‌های نوپا، توجه به مشتریان و حفظ آنها برای هر کسب و کار، ضروری و حیاتی است. اهمیت مشتریان به شکلی است که حضور آن‌ها می‌تواند تضمین کننده ادامه فعالیت کسب و کار و کسب درآمد در آنها باشد. یکی از نرم افزارهایی که در این مورد برای مشاغل مختلف استفاده می‌شود، سیستم وفاداری مشتریان است که به شکل‌های مختلفی در زمینه حفظ آنها را فراهم می‌کند.

 سیستم وفاداری مشتریان  یک نرم افزار به خصوص و منحصر به فرد است که کلیه اطلاعات مشتری در داخل آن ذخیره شده و امکان تعریف حساب کاربری برای هر کدام از آنها وجود دارد. در این نرم افزار، به مدیر مشاغل و صاحب کسب و کار امکان امتیاز دهی و رتبه بندی مشتریان داده می‌شود و آنها می‌توانند با توجه به نیاز خود، مشتریان را در گروه‌های مختلف قرار دهند. بنابراین با استفاده از سیستم وفاداری مشتریان می‌توان:

اطلاعات مشتریان با توجه به زمان حضور آنها در کسب و کار و میزان خرید آنها را ثبت کرد؛

میزان بازگشت مشتری برای خرید مجدد و امکان امتیاز دادن آنها را محاسبه کرد؛

امکان تعریف پاداش‌ها و جوایز مختلف را به وجود آورد تا مشتریان به ماندن در کسب و کار تشویق شوند؛

روش‌های مختلف برای ارتباط بهتر با مشتریان استفاده کرد و از این روش برای تعیین استراتژی آینده بهره برد؛

امکان تعریف مشتریان در گروه‌های مختلف را به وجود آورد و سیستم امتیاز دهی مشخصی برای آنها در نظر گرفت؛

زمینه استفاده از تسهیلات و پاداش‌های شرکت را برای مشتریان وفادار به وجود آورد.

* نرم افزار ارزشیابی عملکرد 360 درجه کارکنان = ارزیابی کارکنان

باید بپذیریم که انجام هر فعالیتی بدون گرفتن گزارش نهایی و نتیجه، نمی‌تواند برای مشاغل مختلف مفید باشد. در واقع، مشاغل دولتی و کسب و کارهای خصوصی بر اساس نتیجه گیری از فعالیت کارکنان و میزان حضور آنها در محل کار، می‌توانند آمار بازدهی کار خود را محاسبه کنند. نرم افزار ارزشیابی عملکرد ۳۶۰ درجه کارکنان این امکان را برای مدیران نهادهای دولتی و شرکتهای خصوصی به وجود می‌آورد.

 نرم افزار ارزشیابی عملکرد ۳۶۰ درجه کارکنان  دارای فضایی مشخص و تعریف شده برای هر کدام از کارکنان است و در آن مشخص می‌شود که هر کدام از پرسنل به چه اندازه‌ای فعالیت داشته و فعالیت آنها به چه صورت بوده است. با توجه به طرحی که برای طراحی این نرم افزار در نظر گرفته شده است، انتظارات زیر در مورد آن معقول به نظرمی رسد:

ثبت میزان فعالیت کارکنان با توجه به زمان ورود و خروج آنها؛

گرفتن اطلاعات تردد پرسنل از نرم افزار حضور و غیاب و نرم افزار کنترل تردد؛

مقایسه میزان فعالیت پرسنل در ساعات کاری و امکان مقایسه آنها با یکدیگر؛

امتیاز دهی به کارکنان و دسته بندی آنها در گروه‌های مختلف برای اختصاص دادن حقوق؛

تعریف حوزه فعالیت هرکدام از پرسنل و در نظر گرفتن میزان فعالیت استاندارد برای آنها؛

ارائه گزارش نهایی به تیم‌های مدیریتی و بخش نیروی انسانی برای در نظر گرفتن پاداش و تنبیه.

این ۵ نرم افزار به خوبی جوانب مختلف یک کسب و کار را پوشش می‌دهند و می‌توانند شرایطی را به وجود بیاورند که تیم‌های مدیریتی کنترل بهتری بر وضعیت شرکت و کسب و کار خود داشته باشند. اگر قصد استفاده از هر کدام از این نرم افزارها را دارید، با ما در گروه فرزان کارت آسیا در تماس باشید.