پیاده سازی سیستم حضور و غیاب برای یک شرکت چقدر هزینه دارد؟

تعداد شرکت‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی سیستم حضور و غیاب برای کنترل زمان حضور و خروج کارکنان خود هستند، کم نیست. امروزه بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند که بازدهی کارکنان خود را با استفاده از این دستگاه‌ها مورد بررسی قرار دهند و نتایج آن‌ها را به سیستم‌های مختلف مانند نرم افزار ارزشیابی کارکنان انتقال دهند. نکته‌ای که در مورد پیاده سازی سیستم حضور و غیاب وجود دارد، متفاوت بودن بخش‌های مختلف آن است که باعث می‌شود تخمین زدن هزینه کلی سیستم سخت باشد.

در واقع، همانطور که در مطلب همه چی در مورد  دستگاه حضور و غیاب  عنوان شد، سیستم‌های پیاده سازی حضور و غیاب با یکدیگر متفاوت هستند و ورودی و خروجی آنها نیز با یکدیگر تفاوت دارند. از طرف دیگر، دستگاه‌های حضور و غیاب و همچنین نرم افزارهای حضور و غیاب توسط شرکت‌های مختلفی ساخته می‌شوند و قابلیت‌های آن‌ها متفاوت است.

تمامی این موارد باعث می‌شود که هزینه پیاده سازی سیستم حضور و غیاب متغیر و پیچیده باشد. برای اینکه شما نیز بتوانید درک درستی از این هزینه‌ها داشته باشید، در این مطلب سعی می‌کنید که بخش‌های مختلف آن‌ها را معرفی کنیم و تأثیر آنها را بر قیمت نهایی سیستم نشان دهیم.

* از کدام نوع سیستم حضور و غیاب استفاده می‌کنید؟

اولین گامی که در محاسبه هزینه پیاده سازی سیستم حضور و غیاب باید بردارید، تصمیم گیری در مورد نوع سیستم ورودی است. سیستم ورودی مشخص می‌کند که شما از چه روشی برای دریافت اطلاعات کارکنان و پرسنل استفاده می‌کنید و روش ثبت اطلاعات آنها به چه صورت است. در حقیقت، روش ورودی معیاری به عنوان معیار قضاوت در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید هویت کارکنان و پرسنل خود را مشخص کنید. ما روش‌های ورودی در هر سیستم را به دو دسته کلی تقسیم بندی کرده‌ایم:

 اگر از مشخصات بایومتریک یا رمز ورودی برای تأیید هویت استفاده کنید

یکی از رایج‌ترین روش‌های ورودی در پیاده سازی سیستم حضور و غیاب، استفاده از مشخصات بایومتریک است. البته قرار گرفتن گزینه رمز ورودی در کنار این شیوه، به معنی همسان بودن آنها نیست و موضوع به هزینه اجرای آنها بر می‌گردد. در حقیقت مشخصاتی مانند اثر انگشت، اسکن چهره، اسکن کف دست و حتی اسکن صوت از نعمت‌های خدادادی هستند که در مورد هر فرد منحصر به فرد به شمار می‌رود. بنابراین، هیچ هزینه‌ای برای برخورداری از این ویژگی‌ها پرداخت نمی‌شود. در مورد رمز ورود نیز مسئله پرداخت هزینه وجود ندارد و به همین دلیل این دو شیوه در این دسته قرار می‌گیرند.

شرکت‌ها و موسساتی که سیستم حضور و غیاب خود را بر مبنای مشخصات بایومتریک  و یا استفاده از رمز ورودی پیاده سازی می‌کنند، نیازی به پرداخت هزینه ندارند و این بخش از هزینه آنها از بین می‌رود.

 اگر از کارت شناسایی برای تأیید هویت استفاده کنید

اما برخی از شرکت‌ها، ترجیح می‌دهند که به سراغ تکنولوژی‌های پیشرفته و امروزی مانند تکنولوژی RFID بروند و از این روش در پیاده سازی سیستم حضور و غیاب خود استفاده کند. در این حالت، این شرکت‌ها برای کارکنان خود کارت تردد یا کارت شناسایی صادر می‌کنند که ممکن است از نوع کارت مایفر یا مدلهای دیگر باشند. این کارت‌ها حاوی اطلاعات هویتی و احتمالاً اطلاعات مالی پرسنل است که در هر لحظه می‌توانند آنها را اسکن و به عنوان روش هویت مورد استفاده قرار دهند.

نکته‌ای که در رابطه با کارت‌های مایفر وجود دارد، پرداخت هزینه برای خرید کارت pvc و همچنین پرداخت هزینه بابت چاپ کارت پرسنلی است. قرار گرفتن این هزینه‌ها در کنار یکدیگر، باعث می‌شود که هزینه چاپ  کارت شناسایی  و خرید آن به هزینه سیستم حضور و غیاب اضافه شود و باعث بالا رفتن قیمت نهایی یک سیستم شود.

نکات کلی و دقیق‌تر را می‌توانید در مطلب همه آنچه در مورد کارت مایفر باید بدانید پیدا کنید.

 *هزینه خرید دستگاه حضور و غیاب را در نظر بگیرید

اکنون شما به عنوان مسئول یک شرکت می‌دانید که کدام یک از روشهای ورودی در سیستم حضور و غیاب برای شما هزینه بر است و کدام یک از آنها هزینه چندانی ندارد. اما سوالی که اینجا مطرح می‌شود این است که «آیا خرید دستگاه حضور و غیاب در تغییرات قیمتی تأثیر گذار است»؟ مطمئناً بله!

با یک جستجوی ساده در بین محصولات گروه فرزان کارت آسیا و مطالعه ویژگی‌های دستگاه‌های مانند دستگاه حضور و غیاب نیتجن و دستگاه حضور و غیاب ویردی(Virdi) به این نتیجه می‌رسید که قابلیت‌های آنها با یکدیگر متفاوت است. برخی از آنها صرفاً برای اسکن مشخصات بیومتریک مانند اسکن اثر انگشت طراحی شده‌اند و برخی از آن‌ها مخصوص استفاده از کارت شناسایی و کارت تردد هستند.

اما گاهی   شرکت‌های تولید کننده دستگاههای حضور و غیاب  پا را فراتر گذاشته و به سراغ دستگاه‌های پیشرفته‌تر و پیچیده‌تری هستند که می‌توانند هزینه‌ی ما را به طور چشمگیری افزایش دهند. این شرکت‌ها برای بالا بردن سطح ایمنی و دقت دستگاههای حضور و غیاب، از کنترل همزمان چند فاکتور برای شناسایی و ثبت زمان ورود و خروج کارکنان استفاده می‌کنند. در این حالت، یک دستگاه ممکن است هم اطلاعات مربوط به مشخصات بایومتریک فرد را دریافت کند و هم در کنار آن نیاز به استفاده از کارت پرسنلی داشته باشد.

طبیعتاً هر چه روش‌های احراز هویت در یک سیستم حضور و غیاب افزایش یابد، یعنی سطح اطمینان آن بالاتر می‌رود و این باعث می‌شود که قابلیت‌های بیشتری در دستگاه حضور و غیاب گنجانده شود. قرار گرفتن این فاکتورها در کنار یکدیگر باعث می‌شود که هزینه خرید دستگاه حضور و غیاب چند کاره نسبت به خرید دستگاه حضور و غیاب تک کاره بالاتر باشد. اگر قصد استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را دارید، راهنمای نصب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را در وب سایت خود قرار داده‌ایم.

* این سیستم به نرم افزار حضور و غیاب نیاز دارد

پس تا الان شما می‌دانید که پیاده سازی سیستم حضور و غیاب هم به خرید دستگاه و هم به انتخاب سیستم ورودی و احراز هویت بستگی دارد. برای تکمیل پازل خود، به یک نرم افزار حضور و غیاب نیاز دارید تا بتواند به عنوان پل ارتباطی این سیستم عمل کند. این نرم افزار که با عنوان اتوماسیون حضور و غیاب نیز شناخته می‌شود، وظیفه دریافت و ذخیره سازی اطلاعات ورود و خروج کارکنان را بر عهده دارد. در این اتوماسیون، بخش نیروی انسانی می‌تواند کارکنان و پرسنل را قالب حوزه‌های مختلف تعریف کند و زمان مناسب ورود و خروج آنها را تأیید کند.

بنابراین زمانی که یکی از پرسنل اقدام به ثبت اطلاعات شخصی خود می‌کند و به دنبال ثبت زمان ورود یا خروج خود است، اطلاعات او با اطلاعات ذخیره شده در حافظه نرم افزار مقایسه می‌شود. در صورتی که این اطلاعات با یکدیگر مطابقت داشته باشند، اتوماسیون حضور و غیاب نسبت به ثبت اطلاعات پرسنل اقدام کرده و آنها را در قالب‌های مختلف نگهداری می‌کند.

نکته‌ای که در مورد این نرم افزار وجود دارد، قابلیت پشتیبان گیری و گزارش گیری از نرم افزار است. این قابلیت به تیم‌های حراستی و همچنین بخش نیروی انسانی کمک می‌کند که اطلاعات روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه پرسنل را دریافت کرده و برای آنها پاداش و تنبیه در نظر بگیرند.

طبیعتاً، نرم افزار حضور و غیاب فرزان کارت آسیا با نرم افزار سایر شرکت‌ها متفاوت است و قابلیت‌های هر کدام از آنها ممکن است بیشتر یا کمتر باشد. با توجه به این قابلیت‌ها، قیمت نرم افزار نیز متغیر است و همچنین اتوماسیون پیشرفته‌تر باشد، قیمت آن نیز بالاتر می‌رود. پس در هزینه پیاده سازی سیستم حضور و غیاب باید به این موضوع توجه داشته باشید و آن را در هزینه‌های کلی محاسبه کنید.

 *در صورتی که قصد ارزشیابی داشته باشید

یکی از نرم افزارهایی که وجود آن در کنار سیستم حضور و غیاب الزامی نیست، اما می‌تواند کارایی سیستم را به طور چشمگیری افزایش دهد، نرم افزار ارزشیابی عملکرد ۳۶۰ درجه کارکنان است. این نرم افزار به عنوان یک سیستم به سنجش عمل می‌کند و به مدیران شرکت اجازه می‌دهد که اطلاعات به دست آمده از نرم افزار حضور و غیاب را در این نرم افزار آنالیز کنند و نتایج آن را به صورت بازدهی هر کدام از کارکنان گزارش دهند.

همان‌طور که عنوان شد، وجود چنین نرم افزاری در سیستم حضور و غیاب الزامی نیست، اما برای آنالیزهای بیشتر مناسب است و می‌توانید بخشی از هزینه سیستم را به خرید این نرم افزار اختصاص دهید.

بطور کلی پیاده‌سازی  سیستم حضور و غیاب   در هر شرکتی برای بالا بردن بازدهی و همچنین ثبت زمان ورود و خروج پرسنل الزامی است و تنها باید برآوردهای لازم نسبت به سطح امنیت و روش انجام حضور غیاب انجام گیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد و خرید بخش‌های مختلف یک سیستم، با کارشناسان ما در گروه فرزان کارت آسیا در تماس باشید.